Automatisierung

Automatisierte Verarbeitung von Produktionsaufträgen mit PONDUS

Der Bedarf nach automatisierten Prozessen steigt auch in der Verlagsbranche. Ein zentraler Anwendungsfall ist die elektronische Verarbeitung von Produktionsaufträgen, d. h. die Übermittlung von Produktions- und Auftragsdaten an weiterverarbeitende Betriebe wie Druckereien.

Diese Prozessautomatisierung hat PONDUS zusammen mit seinen Kunden, der Verlagsgruppe Bonnier und dem Aufbau Verlag, und den Druckereien CPI und GGP erfolgreich implementiert.

Im dpr-Interview (Ausgabe 4/2021) erläutern Katja Jaeger (Aufbau), Constance Stifft (Ullstein), Lukas Wehner (CPI) und Dominik Huber (PONDUS) Projektstart, Zusammenarbeit und Chancen der Prozessautomatisierung.

Verlage und Standards – das ist wie Feuer und Wasser, jedenfalls nach Meinung vieler Branchenkenner. Zu gefühlt unterschiedlich und individuell die Anforderungen, zu divers die Produkte und Prozesse. Es geht aber auch anders, wie inzwischen einige Produktionsabteilungen von Verlagen zeigen. Beispiel: die elektronische Verarbeitung von Produktionsaufträgen, also die Weitergabe von Produktions- und Auftragsdaten an weiterverarbeitende Betriebe wie Druckereien.
Verschiedene Verlage sind hier bereits seit längerem mit Technologieunternehmen wie PONDUS und Druckereien wie CPI und GGP aktiv und haben diese umgesetzt. Zu den Hintergründen einer solchen Prozessautomatisierung ein Gespräch mit Katja Jaeger (Aufbau), Constance Stifft (Ullstein), Lukas Wehner (CPI) und Dominik Huber (PONDUS).

Herr Huber, was gab denn den Anstoß für das Projekt der elektronischen Produktionsauftragsverarbeitung?

Huber: Tatsächlich ist die Verlagsgruppe Bonnier zusammen mit den Druckereien CPI und GGP auf uns zugekommen. Der Impuls kam also von den Verlagen und Druckereien. Die Druckereien hatten zu diesem Zeitpunkt allerdings noch keine technischen Vorgaben zur Übertragung der Daten und auch kein XML-Schema definiert. Wir haben gemeinsam die Feldlisten erarbeitet und dann das XML-Schema entwickelt. Und über unsere Workflow-Engine haben wir den Prozess zur Übertragung der Daten von der Disposition, über die Beauftragung bis zur Rückbestätigung umgesetzt.

Was war denn der Anstoß in den jeweiligen Verlagen, Produktionsaufträge in einem digitalen, XML-basierten Prozess abzubilden? Wie waren die ersten Projekterfahrungen? Und wie lange dauerte die Umstellung?

Stifft: Der Projektbeginn war 2014. Der Anstoß dazu kam eher von Seiten der Druckereien, um Prozesse zu verschlanken, zu optimieren und die Fehleranfälligkeit zu reduzieren. Unser Projektziel war, vor dem Hintergrund von „Bonnier“ als Verlagsgruppe, die Anbindung von 5 Verlagen in den Prozess von EPA – dem „Elektronischen Produktionsauftrag“. Alle relevanten Informationen sollten sich an einem Ort befinden und von dort via Schnittstelle und XML an die Druckereien übertragen werden. Was wir früh gelernt haben ist: ein solches Projekt geht nicht „nebenher“, dazu ist es zu komplex. Sie brauchen klare Verantwortlichkeiten, es muss umfassend dokumentiert werden und es braucht Zeit. In solchen Projekten ist es auch immer wieder wichtig, den Mehrwert zu kommunizieren, um Vorbehalte zu überwinden, die es ja bei fast jedem neuen Projekt gibt. Diesen ersten Mehrwert hatten wir mit dem Auslösen eines PDFs vom Produktionsauftrag aus Pondus in 2016. Im September 2018 haben wir mit den angeschlossenen Druckereien GGP und CPI das Projekt EPA „1.0“ beenden können und die Übertragung der XML ging nach ausreichender Probephase endgültig in die Produktivsysteme der angeschlossenen Druckereien.

Über

Constance Stifft ist gelernte Schriftsetzerin und Kauffrau. Sie ist seit Anfang 2000 bei den Ullstein Buchverlagen in Berlin (bis 2004 in München) als Herstellerin tätig. Sie war im Projektteam von Pondus für die Herstellung zuständig und beschäftigt sich seit der Einführung 2012 für die relevanten Themen im Zusammenhang mit dem Verlagssystem. Das Projekt EPA leitete sie verlagsübergreifend von 2014 bis 2018.

Dominik Huber ist Mitgründer und seit 2013 geschäftsführender Gesellschafter der PONDUS Software GmbH. PONDUS unterhält Standorte in Hannover und München. Zu den PONDUS-Kunden zählen rund 40 Verlage, darunter neben den Verlagsgruppen Bonnier und Holtzbrinck u. a. die Verlage Aufbau, Edel, Ernst Klett, Frech, Herder, Kein & Aber, Mare und Stiftung Warentest. Zuvor war er viele Jahre bei Droemer Knaur. Dort wurde 2003 zusammen mit der Software-Firma ID.on die erste Version von PONDUS entwickelt.

Lukas Wehner ist Leiter Application Development in der CPI Deutschland Gruppe. Zu seinem Aufgabenbereich zählen nicht nur die digitalen Anbindungen an die Verlage sondern auch die Weiterentwicklung der Kundenportale und Digitalen Services der CPI Gruppe.

Katja Jaeger ist seit 2017 Herstellungsleiterin für die Verlage der Aufbau Gruppe und für Die Andere Bibliothek. Nach ihrem Studium an der HdM Stuttgart arbeitete sie einige Jahre als Herstellerin in Hamburg, bevor sie zum Hatje Cantz Verlag und danach zu De Gruyter wechselte.

Jaeger: Der Prozess der Informationsübergabe an Druckereien lief bei Aufbau zwar weitestgehend standardisiert, aber analog. So war es von Vorteil, dass es noch keine Lösungsansätze in diesem Bereich gab und PONDUS neu im Haus eingeführt wurde. Das System brachte beste Voraussetzungen für ein solches Projekt mit. Kern-Intention des Projekts waren Schnelligkeit und Transparenz, auch Ortsungebundenheit spielte eine Rolle – gerade jetzt haben wir gemerkt, wie wichtig die Möglichkeit zu dezentralem Arbeiten sein kann. Dazu kam der Bedarf nach Vereinheitsponsored: Prozessautomatisierung lichung der Druckaufträge, sodass zentral gepflegte Informationen für verschiedene Produktionen, beispielsweise Nachauflagen oder Nachdrucke von Kleinstmengen, ohne Doppelaufwand wiederverwendbar sind. Bei Aufbau haben wir von den ersten Gesprächen bis zur Umsetzung gut zwei Jahre benötigt: Ende 2018 ging es los, 2020 ergaben sich mit Corona dann aber auch erstmal andere Probleme, heute stehen wir kurz vor der Fertigstellung. Die reine Umsetzungs- und Programmierzeit war tatsächlich aber überschaubar.

Wie sah dann die konkrete Umsetzung aus?

Jaeger: Wir pflegen alle relevanten Informationen in definierter Weise in PONDUS und geben aktuell ein PDF als Disposition und Druckauftrag aus. Im Moment wird dies auf den direkten XML-Transfer umgestellt. Die Basis dafür ist eine zwischen Verlag und Druckerei abgestimmte Export-XML mit den relevanten Auftragsinformationen, die vom Verlag erbringbare und für die Druckerei verarbeitbare Informationen enthält und weitestgehend alle Produktformen beschreibbar macht. Ein wichtiger Aspekt ist die zentrale Verarbeitung der XML-Datei seitens der Druckerei, um die Auftragsdaten für alle Produktionsstandorte von CPI nutzbar zu machen. Wichtig war uns für unser Verlagshaus zusätzlich ein interner Freigabeprozess, der in PONDUS implementiert werden musste.

Stifft: Zu Beginn mussten wir uns zunächst mit Vereinheitlichungen in diversen Bereichen beschäftigen. Die Komplexität bei einem solchen Standardisierungsprozess entsteht eher durch ein gemeinsames Verständnis und eine gemeinsame Sprache, etwa wie man verschiedene Veredelungsformen einheitlich benennt. Hinzu kommen Zeitfaktoren, heißt die Erarbeitung eines definierten Workflows mit entsprechenden Statusänderungen. Welche Informationen müssen übertragen werden, etwa bei der Disposition? Wann passiert etwas „Juristisches“, wie die Auftragserteilung? Dazu benötigen Sie feste Feldstrukturen und -inhalte und gleiche Begrifflichkeiten in der XML. Außerdem ist es unumgänglich alle Beteiligten an einen Tisch zu bekommen, was uns in diesem Projekt gelungen ist, um sich u. a. auf eine einheitliche Schnittstellenbeschreibung zu einigen und damit einen offenen Standard zu schaffen. Und ja, angefangen haben wir ganz pragmatisch zunächst mit einem klassischen Flussdiagramm zur Abbildung des gesamten Prozesses.

Ist das Projekt der elektronischen Verarbeitung von Produktionsaufträgen mittels XML jetzt für Sie beendet oder sehen Sie weitere Ausbaustufen?

Jaeger: Natürlich lässt sich das weiter ausbauen, etwa mit der Vorausplanung von Terminen, der Übersicht von Materialverfügbarkeiten, Auftragsstati, und dem generellen Rücklauf von Informationen aus der Druckerei.

Stifft: Sicher gibt es noch Potential: Ist die Lieferung eingetroffen, wie hoch ist die Liefermenge – diese Informationen, bisher separat auf dem Lieferschein, hätte ich gerne als Rückmeldung ins System. Zukünftig sehe ich weitere Möglichkeiten in der Nutzung des Workflows bis hin zur Rechnungsstellung und der Abbildung etwaiger Reklamationen.

Herr Wehner, das war jetzt die Verlagssicht auf die elektronische Verarbeitung von Produktionsaufträgen. Wie ist die Sicht einer Druckerei auf das Thema?

Wehner: Im Kern nicht anders als von Frau Stifft und Frau Jaeger formuliert. Wobei wir mit der technischen Implementierung kein Neuland betreten, oft initiieren wir ja solche Prozesse. Sobald wir vom Kunden eine XST-Beschreibung der XML-Struktur und ParameterListe bekommen, können wir recht schnell eine Schnittstelle bauen. Da hilft es natürlich, mit einem Anbieter wie PONDUS zusammenzuarbeiten. CPI hat einen internen, eigenen Standard, wir dokumentieren auch unsere Schnittstelle, um jedem Kunden schon einen Vorschlag machen zu können. Natürlich gibt es noch Verlage, die Produktionsaufträge in unterschiedlichsten Formaten liefern. Wir merken aber in den letzten zwei bis drei Jahren: die Kunden streben auf einen Prozess zu, per Knopfdruck die Auftragsinformationen und/oder Druckdaten weiterzugeben. Wir machen inzwischen pro Jahr etwa eine viertel Million Aufträge über solche Schnittstellen.

Worin sehen Sie den konkreten Vorteil?

Es geht damit los, dass es einfach weniger Reklamationen gibt. Auf die gleiche Anzahl Mitarbeiter in den Verlagen kommen inzwischen immer mehr und kleinteiligere Aufträge, viel mehr Geschäftsvorfälle. Idealerweise ist die Übergabe der Informationen rückfragefrei, transparent und strukturiert. Wenn sich die Qualität der Daten verbessert muss ein Vorfall nicht mehrfach angefasst werden, wir haben einen schnelleren Ablauf bei weniger „Unfällen“. In der Vergangenheit hatten wir in diesem Bereich über den Daumen 80 % Nachfragen und „Fehler“, diese sind heute auf 10 % zurückgegangen.

Wo geht die Reise im Bereich der Standardisierung hin?

Auf lange Sicht könnte ich mir bei Verlagen in machen Bereichen etwas vorstellen, dass es im Automotive-Bereich als „Plattformen“ schon lange gibt. Ein englischer Kollege hat dafür den Begriff „Projekt XYZ“ geschaffen: Informationen werden standardisiert übergeben für Druckvariante X, übergeben werden aber auch gleichzeitig Ausstattungsformen für weitere Produktvarianten Y und Z. Vorteil: Der Titel muss nur einmal angefasst werden, weitere Editionen, Lagerautomatisierung und eine eventuelle Printon-Demand-Produktion sind quasi vorprogrammiert. Die komplette Automatisierung der Wertschöpfungskette bei der Buchproduktion sozusagen.

Herr Huber, wie sehen Sie die weitere Entwicklung des Projekts Standardisierung elektronischer Produktionsaufträge?

Huber: Es freut uns sehr, dass es gelungen ist, mit Bonnier, CPI und GGP einen sauberen, stabilen und effizienten Prozess zur Übertragung elektronischer Produktionsaufträge aufzubauen. Zusammen mit Aufbau haben wir den XMLStandard weiter entwickelt und wollen natürlich auch weitere Verlagskunden für EPA begeistern. Darüber hinaus planen wir, den XML-Standard auszubauen (z. B. im Bereich 4C) und auch weitere Druckereien ins Boot zu holen. Standards helfen schließlich allen Branchenteilnehmern, weswegen wir hier auch noch reichlich Potenzial sehen.

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Künstliche Intelligenz

Gut zu wissen – Kleines ABC der KI

Dr. Julia König hat die wichtigsten Begriffe rund um KI zusammengestellt:

About

Dr. Julia König ist Gründerin und Geschäftsführerin des KI-Unternehmens Ehrenmüller GmbH, das maßgeschneiderte KI-Lösungen für innovative mittelständische Unternehmen entwickelt.

Sie studierte Mathematik an der TU München und École Polytechnique in Frankreich und promovierte an der TU Hamburg im Bereich der Graphentheorie und Kombinatorik. Nach ihrer Promotion arbeitete sie zunächst als Data Scientist bei Sixt und Bosch und gründete 2018 das Unternehmen Ehrenmüller – https://www.ehrenmueller.ai/

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Kataloge

Katalogproduktion mit PONDUS

Die Vorschauproduktion wird von PONDUS schon seit vielen Jahren unterstützt. In den letzten Monaten hat das PONDUS-Team die bereits vorhandenen Möglichkeiten erweitert: Druckdaten können nun über flexible Templates direkt aus Pondus heraus erzeugt werden.

Die Neuerungen bringen viele Vorteile: 

Eine Kombination verschiedener PONDUS-Module und Funktionen gewährleistet einen optimalen Prozessablauf und ein ansprechendes Ergebnis in der Vorschauproduktion.

Durch das Modul “Katalog” wird der Gestaltungsprozess verschiedenster Verkaufsunterlagen vereinfacht: Mit wenigen Klicks können aussagekräftige Kataloge zusammengestellt werden. 

In PONDUS bereits gepflegte Informationen wie bibliografische Daten, Texte und Cover werden automatisiert genutzt und eingebunden. Vorgegebene Templates vereinfachen die Katalogerstellung, lassen aber auch genug Spielraum für eine verlagsspezifische Gestaltung: Verschiedene Seitensegmente ermöglichen die individuelle Anordnung und Präsentation von Titeln auf einzelnen Seiten oder in ganzen Katalogstrecken. Flexibel konfigurierbare Farbschemata ermöglichen es, ganze Kataloge oder einzelne Themenabschnitte unterschiedlich anzulegen und hervorzuheben. Weiterhin können auch komplette individuell und vorab gestaltete Seiten im Katalog hochgeladen werden, z. B. für spezielle Marketingkampagnen.

Ein weiterer Vorteil, den die Pflege und Nutzung der Daten mit sich bringt: Metadaten stehen nun deutlich früher und in besserer Qualität für ONIX-Exporte zur Verfügung. Durch die zentrale Datenpflege reduziert sich der interne Aufwand und durch die automatisierte Produktion die externen Kosten.

Mit dem Katalogmodul können Vorlagendateien voll automatisiert direkt aus dem System heraus zu erzeugt werden. Dafür stehen Seitenaufrisse, eine Standard-Vorvorschau (Bildschirmqualität) und XML-Exporte zur Verfügung. 

Druckfähige Dateien können ebenfalls direkt aus PONDUS exportiert werden. Für diese zusätzlichen technischen Optionen wurde das Modul “Katalogproduktion” entwickelt. Darin enthalten ist die Nutzung der neu entwickelten Standardtemplates, die auch verlagsindividuell angepasst werden können. Auch die benötigten technischen Kapazitäten werden mit diesem Modul abgedeckt.

Durch diese neuen Möglichkeiten der Katalogproduktion direkt in PONDUS entfällt die oft aufwändige und nachgeordnete Gestaltung unter Einbindung von weiteren externen Programmen wie z. B. InDesign. 

Eine ganze Reihe von PONDUS-Kunden nutzt das Katalogtool zur Produktion von Verkaufsunterlagen und anderen Werbemitteln, unter ihnen auch die Bonnier-Verlage. Mit Piper hat ebenfalls einer der renommiertesten Publikumsverlage den Schritt zur vollautomatisierten Produktion von gedruckten Verkaufsunterlagen mit PONDUS vollzogen: In PONDUS werden alle Inhalte über individuell konfigurierbare Templates in eine Druckvorstufe überführt. Der Zwischenschritt über ein Layoutprogramm entfällt. Die Piper-Herbstprogramme lagen nicht nur pünktlich in gedruckter Form vor, sie waren auch inhaltlich aktueller und verlässlicher, als es herkömmlich produzierte Vorschauen generell und besonders in dieser Situation hätten sein können. Dazu Sabrina Lessnig, Vertriebsleitung Piper

“An ihm [Korrekturprozess, Anm. d. R.] kann man vielleicht am klarsten sehen, warum sich eine solche Umstellung lohnt. Früher haben Ausdrucke die lange Reise durch den Verlag angetreten und sind dann, nach einiger Abstimmungs- und Erinnerungskommunikation, in der Grafik gelandet. Am Ende waren also alle aktuellen und präzisen Informationen Teil eines Grafikdokuments, auf das direkt kaum jemand Zugriff hatte. Jetzt ist klar: Wer etwas korrigieren oder ergänzen möchte, tut dies in PONDUS – und nur dort. Und mit einem klaren Rechtemanagement im System stellen wir sicher, dass alle sehen können, was für sie relevant ist, und bearbeiten dürfen, was sie verantworten. […] Alle machen alles gleichzeitig live und in PONDUS. So hat sich z. B. die Zusammenarbeit von Lektorat, Marketing, Presse und Vertrieb noch stärker von einem „Nacheinander“ zu einem „Miteinander“ entwickelt, von einem linearen Prozess zu einer vernetzten Kommunikation.”

Eine weitere Neuerung in PONDUS ist die Erstellung von Online-Blätterkatalogen: Mit der angebundenen Software publishing.one können aus den Katalogen in PONDUS automatisiert Blätterkataloge erzeugt werden. Damit ist der Vorschau-Korrekturprozess deutlich vereinfacht. Der Link zur digitalen Vorschau kann z. B. Autoren, Kunden und Multiplikatoren zur Verfügung gestellt werden, um die Anzahl gedruckter Vorschauen zu reduzieren. 

Das Modul “Katalog” kann einzeln lizenziert und durch eine Lizenzierung der beiden Module “Katalogproduktion” und “Blätterkatalog” vervollständigt werden. Sprechen Sie uns für die Möglichkeiten zur Lizenzierung gerne an!

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PONDUS RADAR

Künstliche Intelligenz für Verlage: Absatzprognosen um über 50 Prozent genauer

PONDUS Radar präsentiert erste Ergebnisse aus Pilotprojekten mit den Verlagen Herder und Klett-Cotta zum Einsatz Künstlicher Intelligenz.

Verlage überschätzen ihre Absätze in der Regel deutlich. Mit Künstlicher Intelligenz (KI) lässt sich die Genauigkeit von Absatzprognosen jedoch signifikant verbessern – um bis zu 53 Prozent. Das ergaben Pilotprojekte des Softwareanbieters PONDUS aus Hannover mit den Verlagen Herder und Klett-Cotta.

Präzisere Absatzprognosen sind eine zentrale Herausforderung für Verlage. Das ist ein Befund einer Studie zum Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der Buchbranche, die PONDUS im vergangenen Jahr mit der Leibniz Universität Hannover durchgeführt hat und die die Basis für die Pilotprojekte bildet. Absatzprognosen sind maßgeblich für die Höhe der Erstauflage. Ist sie zu hoch, drohen erhebliche Kosten etwa durch Lagerung und Lagerbereinigung. Ist sie zu niedrig, trüben Umsatzverluste durch Lieferengpässe und höhere Druck- und Logistikkosten das Ergebnis. Hier setzt PONDUS RADAR an und liefert mit Hilfe Künstlicher Intelligenz deutlich treffsicherere Absatzprognosen.

Vergleich der Prognosesummen KI und Mensch mit dem tatsächlichen IST-Absatz

Für Philipp Lindinger, Geschäftsführer des Herder Verlags, ist die Zusammenarbeit mit PONDUS RADAR »ein weiterer wichtiger Meilenstein unserer Digitalisierungsstrategie, die wir konsequent vorantreiben. Das passt auch zu unserer Mindset-Veränderung im Haus: In Zukunft wollen wir noch stärker fakten- und systembasiert analysieren und entscheiden.« Simon Biallowons, ebenfalls Geschäftsführer des Herder Verlags, ergänzt: »Mit PONDUS RADAR können wir unsere publizistischen Ergebnisse noch genauer analysieren und so wichtige Erkenntnisse für unsere Programmarbeit gewinnen. Das treibt uns an: zu verstehen, was wir noch besser machen können und was die Bedürfnisse unserer Leserinnen und Leser sind.«

Den integralen Aspekt des Einsatzes von KI betont Dr. Andreas Falkinger, Geschäftsführer von Klett-Cotta: »Für uns ist entscheidend, dass die KI-Anwendungen Bestandteil unserer Verlagsprozesse werden. Deshalb entwickeln und gestalten wir das Pilotprojekt gemeinsam mit PONDUS RADAR. Dank dieses integralen Ansatzes können wir unsere geschäftsentscheidenden Prozesse optimal miteinander verzahnen. Langfristig werden strukturierte Daten und KI uns helfen, Zeit und Geld zu sparen, Risiken zu minimieren und bessere Entscheidungen zu treffen.«

»Aussagekräftige Daten sind insbesondere in Verlagen mehr als ausreichend vorhanden – wir möchten sie dabei unterstützen, diese Schätze zu heben«, sagt PONDUS-Geschäftsführer Dominik Huber über die Ziele von PONDUS RADAR. »Je besser die Daten strukturiert und vernetzt werden, desto klarer werden die Einsichten, die sich mit Hilfe von KI-Anwendungen aus ihnen ableiten lassen, und desto besser die Entscheidungen, die sich auf diese Einsichten stützen. Das ist eine Innovation, die Verlage signifikant voranbringen wird.«

Über PONDUS

Die PONDUS Software GmbH unterstützt mit ihrer gleichnamigen Software inzwischen über 40 Verlagshäuser bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Das Produkt PONDUS RADAR ermöglicht die voll integrierte Datenanalyse, Planung, Forecasting und die Steuerung von Prozessen in Verlagen. Die Entwicklung von PONDUS RADAR wurde mit dem Forschungsprojekt „Datengestützte Entscheidungen und Künstliche Intelligenz im Buchmarkt“ von der Leibniz Universität Hannover wissenschaftlich vorbereitet. Das Projekt wurde vom Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE) gefördert.

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Prozesse

Prozessoptimierung durch ein Zusammenspiel von Standards und Systemen

Standards und Standardisierung spielen eine zentrale Rolle in Verlagen, was sich u.a. in Workflows zeigt. Bei der Produktentstehung unterstützen sie einen idealen Prozess von der Projektplanung bis zum fertigen Produkt.

PONDUS und die pagina GmbH Publikationstechnologien, die sich auf Datenformate und digitale Verlagsinhalte spezialisiert hat, stellen sich als Planungs- und als Produktionssystem der Herausforderung, gemeinsam Ideen und Lösungen für eine optimale Standardisierung zu finden.

In der neuesten dpr-Ausgabe (5/2021) ermitteln Tobias Ott (pagina GmbH) und Dominik Huber (PONDUS) Möglichkeiten und Anwendungsfälle für ein Zusammenspiel: Was unterscheidet “Standards” von “standardisierten Prozessen” in der Verlagsbranche? Wie können bei einer Vielzahl an Datenformaten die Anforderungen unterschiedlichster Verlage erfüllt werden? Welche Möglichkeiten gibt es, bereits vorhandene Daten möglichst effektiv zu nutzen?

Das vollständige Interview steht im dpr 5/21 zum Nachlesen bereit.

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News

PONDUS-Projekt erhält EU-Förderung

Das Thema KI (Künstliche Intelligenz) wird auch für Verlage zunehmend relevanter. Klar, dass hier der erste Ansprechpartner die Verlagssoftware ist. PONDUS hat sich der Herausforderung “KI in Verlagen” gestellt und ein gemeinsames Forschungsprojekt mit der Leibniz Universität Hannover gestartet. 

Die weitere Entwicklung für den Einsatz in der Verlags-Praxis wird bei PONDUS – zusammen mit dem Team der Universität Hannover – fortgesetzt. Finanzielle Unterstützung erhält das Projekt durch den “Europäischen Fonds für regionale Entwicklung” (EFRE).

Der EFRE konzentriert seine Investitionen auf mehrere Schwerpunktbereiche, u.a. Forschung und Innovation und digitale Agenda.

Die Fördermittel unterstützen die Zielsetzung des PONDUS-Projekts, “eine intelligente kontextualisierte Datenauswertung und Interpretation im Buchmarkt zu entwickeln”.

PONDUS hat sich zum Ziel gesetzt, seine Verlage mithilfe datengestützter Entscheidungen zukunftsfähig zu machen. Daten aus verschiedenen Quellen werden analysiert und geben Aufschluss über die Entwicklungen am Buchmarkt. Mithilfe der Möglichkeiten, die sich durch den Einsatz von KI bieten, werden Verlage zielgerichtete und zukunftsweisende Entscheidungen treffen können.

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Kataloge

PONDUS erweitert Funktionen zur Katalogproduktion

Die Vorschauproduktion wird von PONDUS schon seit vielen Jahren unterstützt. In den letzten Monaten hat das PONDUS-Team die bereits vorhandenen Möglichkeiten erweitert: Druckdaten können nun über flexible Templates direkt aus Pondus heraus erzeugt werden.

Die Neuerungen bringen viele Vorteile: 

Eine Kombination verschiedener PONDUS-Module und Funktionen gewährleistet einen optimalen Prozessablauf und ein ansprechendes Ergebnis in der Vorschauproduktion.

Durch das Modul “Katalog” wird der Gestaltungsprozess verschiedenster Verkaufsunterlagen vereinfacht: Mit wenigen Klicks können aussagekräftige Kataloge zusammengestellt werden. 

In PONDUS bereits gepflegte Informationen wie bibliografische Daten, Texte und Cover werden automatisiert genutzt und eingebunden. Vorgegebene Templates vereinfachen die Katalogerstellung, lassen aber auch genug Spielraum für eine verlagsspezifische Gestaltung: Verschiedene Seitensegmente ermöglichen die individuelle Anordnung und Präsentation von Titeln auf einzelnen Seiten oder in ganzen Katalogstrecken. Flexibel konfigurierbare Farbschemata ermöglichen es, ganze Kataloge oder einzelne Themenabschnitte unterschiedlich anzulegen und hervorzuheben. Weiterhin können auch komplette individuell und vorab gestaltete Seiten im Katalog hochgeladen werden, z. B. für spezielle Marketingkampagnen.

Ein weiterer Vorteil, den die Pflege und Nutzung der Daten mit sich bringt: Metadaten stehen nun deutlich früher und in besserer Qualität für ONIX-Exporte zur Verfügung. Durch die zentrale Datenpflege reduziert sich der interne Aufwand und durch die automatisierte Produktion die externen Kosten.

Mit dem Katalogmodul können Vorlagendateien voll automatisiert direkt aus dem System heraus zu erzeugt werden. Dafür stehen Seitenaufrisse, eine Standard-Vorvorschau (Bildschirmqualität) und XML-Exporte zur Verfügung. 

Druckfähige Dateien können ebenfalls direkt aus PONDUS exportiert werden. Für diese zusätzlichen technischen Optionen wurde das Modul “Katalogproduktion” entwickelt. Darin enthalten ist die Nutzung der neu entwickelten Standardtemplates, die auch verlagsindividuell angepasst werden können. Auch die benötigten technischen Kapazitäten werden mit diesem Modul abgedeckt.

Durch diese neuen Möglichkeiten der Katalogproduktion direkt in PONDUS entfällt die oft aufwändige und nachgeordnete Gestaltung unter Einbindung von weiteren externen Programmen wie z. B. InDesign. 

Eine ganze Reihe von PONDUS-Kunden nutzt das Katalogtool zur Produktion von Verkaufsunterlagen und anderen Werbemitteln, unter ihnen auch die Bonnier-Verlage. Mit Piper hat ebenfalls einer der renommiertesten Publikumsverlage den Schritt zur vollautomatisierten Produktion von gedruckten Verkaufsunterlagen mit PONDUS vollzogen: In PONDUS werden alle Inhalte über individuell konfigurierbare Templates in eine Druckvorstufe überführt. Der Zwischenschritt über ein Layoutprogramm entfällt. Die Piper-Herbstprogramme lagen nicht nur pünktlich in gedruckter Form vor, sie waren auch inhaltlich aktueller und verlässlicher, als es herkömmlich produzierte Vorschauen generell und besonders in dieser Situation hätten sein können. Dazu Sabrina Lessnig, Vertriebsleitung Piper

»An ihm [Korrekturprozess, Anm. d. R.] kann man vielleicht am klarsten sehen, warum sich eine solche Umstellung lohnt. Früher haben Ausdrucke die lange Reise durch den Verlag angetreten und sind dann, nach einiger Abstimmungs- und Erinnerungskommunikation, in der Grafik gelandet. Am Ende waren also alle aktuellen und präzisen Informationen Teil eines Grafikdokuments, auf das direkt kaum jemand Zugriff hatte. Jetzt ist klar: Wer etwas korrigieren oder ergänzen möchte, tut dies in PONDUS – und nur dort. Und mit einem klaren Rechtemanagement im System stellen wir sicher, dass alle sehen können, was für sie relevant ist, und bearbeiten dürfen, was sie verantworten. […] Alle machen alles gleichzeitig live und in PONDUS. So hat sich z. B. die Zusammenarbeit von Lektorat, Marketing, Presse und Vertrieb noch stärker von einem „Nacheinander“ zu einem „Miteinander“ entwickelt, von einem linearen Prozess zu einer vernetzten Kommunikation.«

Eine weitere Neuerung in PONDUS ist die Erstellung von Online-Blätterkatalogen: Mit der angebundenen Software publishing.one können aus den Katalogen in PONDUS automatisiert Blätterkataloge erzeugt werden. Damit ist der Vorschau-Korrekturprozess deutlich vereinfacht. Der Link zur digitalen Vorschau kann z. B. Autoren, Kunden und Multiplikatoren zur Verfügung gestellt werden, um die Anzahl gedruckter Vorschauen zu reduzieren. 

Das Modul “Katalog” kann einzeln lizenziert und durch eine Lizenzierung der beiden Module “Katalogproduktion” und “Blätterkatalog” vervollständigt werden. Sprechen Sie uns für die Möglichkeiten zur Lizenzierung gerne an!

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Interview

„Vom ‚Nacheinander‘ zum ‚Miteinander’“ – Piper-Vertriebsleiterin Sabrina Lessnig über die Umstellung des Vorschauprozesses

Das Interview mit Sabrina Lessnig, Vertriebsleitung Piper, finden Sie auch im Buchmarkt.
Piper hat den Schritt zur vollautomatisierten Produktion von gedruckten Verkaufsunterlagen mit seiner Verlagssoftware PONDUS vollzogen. Anlass für unser Sonntagsgespräch mit Vertriebsleiterin Sabrina Lessnig zur Umstellung des Vorschauprozesses mitten in der Krise.
(Foto: Jennifer Endom)
Die Vorschau bzw. gedruckte Verkaufsunterlage ist ein wesentlicher Teil des Verlagsauftritts. Welchen Service möchten Sie Ihren Handelspartnern hier bieten?

Die gedruckte Verkaufsunterlage soll präzise informieren und dabei erkennbar werden lassen, mit welchen Titeln wir als Verlag besondere Erwartungen verbinden. Das leistet das vollautomatisch aus PONDUS generierte Dokument noch besser als sein Vorgänger – wie unsere Partner im Handel bestätigen. Das neue Format ist konzentrierter, die Cover kommen klarer zur Geltung, und es gibt Raum für Notizen. Man könnte sagen, das Format hat sich von der Hochglanzbroschüre weg bewegt und dadurch als Arbeitsmittel an Wert gewonnen.

„Vorschauprozess“ bedeutete für Verlage lange Zeit vor allem „Grafikprozess“. Mit Piper haben Sie den Paradigmenwechsel hin zu einem datenbasierten Prozess endgültig in diesem Jahr vollzogen. Wie kam es dazu?

Die Entscheidung dafür fiel mitten in der Krise. Und zwar sehr klar und besonnen. Irgendwann im April wussten wir: Unsere Herbsttitel werden nicht so erscheinen können, wie wir sie geplant hatten. Wir haben das Programm zwar kaum verkleinert, aber eine ganze Reihe von Titeln zeitlich verschoben. Das Layout unserer Vorschau war da schon ziemlich fortgeschritten – das noch einmal umzustellen, wäre extrem aufwendig und fehleranfällig gewesen. Da haben wir, Geschäftsführung und Abteilungsleitungen, gemeinsam entschieden: Wir ziehen die ohnehin geplante Umstellung zur vollautomatisierten Produktion einer gedruckten Verkaufsunterlage aus PONDUS vor. Und zwar auf: jetzt.

Wie hat sich das Datenmanagement dadurch verändert?

Das war kein Riesenschritt mehr. Denn zum einen hatten wir den Vorschauprozess im Zusammenspiel mit PONDUS schon vorher in weiten Teilen automatisiert. Im Frühjahr haben wir dann den letzten Schritt getan und den Umweg über eine Layoutsoftware weggelassen. Und auch in Bezug auf das Thema Metadaten waren wir gut vorbereitet, da wir unser Timing inklusive der ONIX-Meldungen schon an die Arbeit mit VLB-TIX angepasst hatten. Wir waren hier schon länger deutlich früher dran als noch vor einigen Jahren.

Wie sieht der neue Korrekturprozess aus?

An ihm kann man vielleicht am klarsten sehen, warum sich eine solche Umstellung lohnt. Früher haben Ausdrucke die lange Reise durch den Verlag angetreten und sind dann, nach einiger Abstimmungs- und Erinnerungskommunikation, in der Grafik gelandet. Am Ende waren also alle aktuellen und präzisen Informationen Teil eines Grafikdokuments, auf das direkt kaum jemand Zugriff hatte. Jetzt ist klar: Wer etwas korrigieren oder ergänzen möchte, tut dies in PONDUS – und nur dort. Und mit einem klaren Rechtemanagement im System stellen wir sicher, dass alle sehen können, was für sie relevant ist, und bearbeiten dürfen, was sie verantworten.

Was hat sich in Ihrer Novitätenkommunikation noch verändert?

Eine Entwicklung, die schon länger zu beobachten war, wurde enorm beschleunigt: Der herkömmliche Rhythmus ist für viele unserer Kunden einfach zu langsam geworden. Wir haben unsere Handelspartner in den letzten Monaten häufiger informiert und ihnen z. B. mit Hilfe unserer Unterlagen einen monatlichen Einkauf erleichtert – was sehr gut ankam! Generell geht der Trend zur „Verkaufsunterlage on demand“. Um die Vielfalt von Kundenbedürfnissen bedienen zu können, ist ein gewisser Automatisierungsgrad unerlässlich.

Das sind ja auch Vorzüge beim Einsatz von VLB-TIX …

Nachdem PONDUS als unser Metadatensystem auch die ONIX-Daten ausliefert, ergänzen sich die gedruckte Verkaufsunterlage und die intensive Nutzung von VLB-TIX für uns ganz hervorragend: sowohl auf der Ebene der Daten als auch mit Blick auf die Bedürfnisse unserer Kunden.

Wo liegen die deutlichsten Effizienzgewinne bei der Umstellung auf die gedruckte Verkaufsunterlage?

Diese liegen auf der Ebene der Prozesse. Bei der Vorschauanlage und den Korrekturen ist dies, wie gesagt, besonders evident. Aber die gesamte verlagsinterne Kommunikation zu Neuheiten ist schlanker geworden, und sie liefert bessere Ergebnisse! Ganz zentral ist hier das Thema Metadaten – das kann man gar nicht oft genug erwähnen. Von ihrer früheren Verfügbarkeit und höheren Qualität profitieren zeitlich als Erste unsere Key Account Manager. Aber letztlich gibt es keinen Aspekt der Verlagskommunikation, auf den sich das nicht positiv auswirkt.

Wie hat die Umstellung des Vorschauprozesses die Zusammenarbeit im Verlag verändert?

Abstrakt formuliert: hin zu synchronem kollaborativem Arbeiten. Oder einfach gesagt: Alle machen alles gleichzeitig live und in PONDUS. So hat sich z. B. die Zusammenarbeit von Lektorat, Marketing, Presse und Vertrieb noch stärker von einem „Nacheinander“ zu einem „Miteinander“ entwickelt, von einem linearen Prozess zu einer vernetzten Kommunikation. So wird für alle spürbar, was für ein gutes Ergebnis zusammenkommen muss – von allen. Gerade in der Home-Office-Situation dieses Jahres eine schöne Erfahrung!

Würden Sie mit etwas Abstand sagen, dass die Umstellung ein Kraftakt für den Verlag war?

Nein, das trifft es nicht. Eine Veränderung? Ja. Aber die war ja schon vorbereitet und wurde lediglich beschleunigt. Aber dass wir das gerade zu diesem Zeitpunkt so schnell, konsequent und gleichzeitig unaufgeregt hinbekommen haben, macht uns schon ein bisschen stolz.

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Kataloge

Innovation in der Krise: Piper produziert gedruckte Vorschauen nur noch vollautomatisiert mit PONDUS

Der Trend bei der Vorschau- und Katalogproduktion geht klar zur Automatisierung. Mit Piper hat jetzt einer der renommiertesten Publikumsverlage den Schritt zur vollautomatisierten Produktion von gedruckten Verkaufsunterlagen mit PONDUS vollzogen. Herder nutzt diese Möglichkeit bereits seit 2019. Aufbau, Edel und weitere PONDUS-Kunden haben sich ebenfalls für eine Anpassung der Vorschauprozesse entschieden.

Piper geht bei der Erstellung von Verkaufsunterlagen jetzt den direktesten Weg: In PONDUS werden alle Inhalte über individuell konfigurierbare Templates in eine Druckvorstufe überführt. Der Zwischenschritt über ein Layoutprogramm entfällt. Das Besondere: Die Entscheidung, diese Prozessumstellung so radikal zu vollziehen, fiel mitten in der Krise. Und zwar, wie Vertriebsleiterin Sabrina Lessnig berichtet, »sehr klar und besonnen«.

»Irgendwann im April wussten wir: Unsere Herbsttitel werden nicht so erscheinen können wie geplant. Wir haben das Programm zwar kaum verkleinert, aber eine ganze Reihe von Titeln zeitlich verschoben«, erläutert Sabrina Lessnig. »Das Layout unserer Vorschau war da schon ziemlich fortgeschritten – das noch einmal umzustellen, wäre extrem aufwendig und fehleranfällig gewesen. Da haben wir, Geschäftsführung und Abteilungsleitungen, gemeinsam entschieden: Wir ziehen die ohnehin geplante Umstellung zur vollautomatisierten Produktion einer gedruckten Verkaufsunterlage aus PONDUS vor. Und zwar auf: jetzt.«

Sehr zum Nutzen der Partner im Handel. Denn die Piper-Herbstprogramme lagen nicht nur pünktlich in gedruckter Form vor, sie waren auch inhaltlich aktueller und verlässlicher, als es herkömmlich produzierte Vorschauen generell und besonders in dieser Situation hätten sein können. »Besonders gefreut haben wir uns über die Rückmeldung unserer Kunden, dass sie die gedruckte Verkaufsunterlage praktischer finden als ihren Vorgänger. Sie hat als Arbeitsmittel an Wert gewonnen.«

Eine ganze Reihe von PONDUS-Kunden nutzt das Katalogtool zur Produktion von Verkaufsunterlagen und anderen Werbemitteln, unter ihnen auch die Bonnier-Verlage. Den Schritt zur Vollautomatisierung hatte in diesem Bereich als Erster der Herder Verlag vollzogen. PONDUS-Geschäftsführer Dominik Huber ist sich sicher, dass weitere Kunden dem Beispiel von Piper und Herder folgen werden. »Die Vorzüge liegen auf der Hand: Was früher aus diversen Quellen gesammelt und in externen Grafikdokumenten gestaltet und korrigiert wurde, kann jetzt aus einer einzigen, von allen gepflegten Quelle direkt in eine individualisierbare Gestaltung fließen. Zudem sind dank dieses Prozesses Metadaten sehr viel früher für ONIX-Exporte verfügbar. Gleichzeitig steigt ihre Qualität enorm.«

»Dass wir diese Umstellung irgendwann vollziehen würden, wussten wir«, so Sabrina Lessnig. »Aber dass wir das zu diesem Zeitpunkt so schnell, konsequent und gleichzeitig unaufgeregt hinbekommen haben, macht uns schon ein bisschen stolz. Und nachdem PONDUS als unser Metadatensystem auch die ONIX-Daten ausliefert, ergänzen sich die gedruckte Verkaufsunterlage und die intensive Nutzung von VLB-TIX für uns ganz hervorragend: sowohl auf der Ebene der Daten als auch mit Blick auf die Bedürfnisse unserer Kunden. Das ist der Weg, für den wir uns entschieden haben. Und er hat sich in diesem so besonderen Jahr hervorragend bewährt.«

Lesen Sie das vollständige Interview mit Sabrina Lessnig, Vertriebsleitung Piper, im Buchmarkt.

PONDUS ist eine komplett internetbasierte Verlagssoftware. Zum Kundenkreis zählen aktuell rund 40 Verlage. Zu ihnen gehören neben den Verlagsgruppen Bonnier und Holtzbrinck u. a. die Verlage Aufbau, Edel, Ernst Klett, Frech, Herder, Kein & Aber, Mare und Stiftung Warentest.
PONDUS unterhält Standorte in Hannover und München.

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Metadaten

PONDUS – “das beste Werkzeug zur Metadatenpflege auf dem Markt”

Der Onlinehandel wird für Verlage immer wichtiger – und damit auch die Qualität ihrer Metadaten. Optimierungen von Branchenstandards – wie ONIX 3.0 oder Thema – tragen dem Rechnung.

»Pondus ist einfach das beste Werkzeug zur Metadatenpflege auf dem Markt. Wenige Klicks, intuitive Auswahl, schnelle Aktualisierung – damit hilft uns Pondus jeden Tag, unsere Titel überall sichtbar und auffindbar zu machen. Und was sichtbar ist, wird auch besser verkauft!«
– Marion Seelig, Sales Operations Manager, Holtzbrinck Buchverlage GmbH

Mit PONDUS blicken Sie dieser Entwicklung gelassen entgegen. Die Verlagssoftware bietet nicht nur umfangreiche Möglichkeiten zur Klassifikation und Datenanreicherung von Produkten, sondern auch vielfältige Hilfestellungen, um die Datenpflege zu erleichtern und die Datenqualität zu sichern:

  1. ONIX-Checkliste
    Vor dem Export durchläuft jedes Produkt die Qualitätssicherung, die bei Nichterfüllung eines definierten Datenumfangs die Meldung verhindert oder vor einer unvollständigen Meldung warnt. Dazu wird der Nutzer direkt auf die Mängel hingewiesen und kann diese über eine Verlinkung zum Produkt schnell und zielgerichtet korrigieren.
  2. Bearbeiten in der Tabelle
    Tabellenansichten im System ermöglichen jederzeit das schnelle und gezielte Prüfen von möglichen Datenlücken, die direkt in der Tabelle geschlossen werden können.
  3. Massenoperationen und MultiEdit
    Funktionen wie Massenoperationen und Multiedit ermöglichen das gleichzeitige Bearbeiten von verschiedenen Produkten – das spart Zeit und Klicks.
  4. Validieren von Daten direkt bei der Eingabe
    Auf Knopfdruck werden Ihre Daten via Onix und Pricat an alle relevanten Empfänger übertragen.

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