Interview

„Vom ‚Nacheinander‘ zum ‚Miteinander’“ – Piper-Vertriebsleiterin Sabrina Lessnig über die Umstellung des Vorschauprozesses

Das Interview mit Sabrina Lessnig, Vertriebsleitung Piper, finden Sie auch im Buchmarkt.
Piper hat den Schritt zur vollautomatisierten Produktion von gedruckten Verkaufsunterlagen mit seiner Verlagssoftware PONDUS vollzogen. Anlass für unser Sonntagsgespräch mit Vertriebsleiterin Sabrina Lessnig zur Umstellung des Vorschauprozesses mitten in der Krise.
(Foto: Jennifer Endom)
Die Vorschau bzw. gedruckte Verkaufsunterlage ist ein wesentlicher Teil des Verlagsauftritts. Welchen Service möchten Sie Ihren Handelspartnern hier bieten?

Die gedruckte Verkaufsunterlage soll präzise informieren und dabei erkennbar werden lassen, mit welchen Titeln wir als Verlag besondere Erwartungen verbinden. Das leistet das vollautomatisch aus PONDUS generierte Dokument noch besser als sein Vorgänger – wie unsere Partner im Handel bestätigen. Das neue Format ist konzentrierter, die Cover kommen klarer zur Geltung, und es gibt Raum für Notizen. Man könnte sagen, das Format hat sich von der Hochglanzbroschüre weg bewegt und dadurch als Arbeitsmittel an Wert gewonnen.

„Vorschauprozess“ bedeutete für Verlage lange Zeit vor allem „Grafikprozess“. Mit Piper haben Sie den Paradigmenwechsel hin zu einem datenbasierten Prozess endgültig in diesem Jahr vollzogen. Wie kam es dazu?

Die Entscheidung dafür fiel mitten in der Krise. Und zwar sehr klar und besonnen. Irgendwann im April wussten wir: Unsere Herbsttitel werden nicht so erscheinen können, wie wir sie geplant hatten. Wir haben das Programm zwar kaum verkleinert, aber eine ganze Reihe von Titeln zeitlich verschoben. Das Layout unserer Vorschau war da schon ziemlich fortgeschritten – das noch einmal umzustellen, wäre extrem aufwendig und fehleranfällig gewesen. Da haben wir, Geschäftsführung und Abteilungsleitungen, gemeinsam entschieden: Wir ziehen die ohnehin geplante Umstellung zur vollautomatisierten Produktion einer gedruckten Verkaufsunterlage aus PONDUS vor. Und zwar auf: jetzt.

Wie hat sich das Datenmanagement dadurch verändert?

Das war kein Riesenschritt mehr. Denn zum einen hatten wir den Vorschauprozess im Zusammenspiel mit PONDUS schon vorher in weiten Teilen automatisiert. Im Frühjahr haben wir dann den letzten Schritt getan und den Umweg über eine Layoutsoftware weggelassen. Und auch in Bezug auf das Thema Metadaten waren wir gut vorbereitet, da wir unser Timing inklusive der ONIX-Meldungen schon an die Arbeit mit VLB-TIX angepasst hatten. Wir waren hier schon länger deutlich früher dran als noch vor einigen Jahren.

Wie sieht der neue Korrekturprozess aus?

An ihm kann man vielleicht am klarsten sehen, warum sich eine solche Umstellung lohnt. Früher haben Ausdrucke die lange Reise durch den Verlag angetreten und sind dann, nach einiger Abstimmungs- und Erinnerungskommunikation, in der Grafik gelandet. Am Ende waren also alle aktuellen und präzisen Informationen Teil eines Grafikdokuments, auf das direkt kaum jemand Zugriff hatte. Jetzt ist klar: Wer etwas korrigieren oder ergänzen möchte, tut dies in PONDUS – und nur dort. Und mit einem klaren Rechtemanagement im System stellen wir sicher, dass alle sehen können, was für sie relevant ist, und bearbeiten dürfen, was sie verantworten.

Was hat sich in Ihrer Novitätenkommunikation noch verändert?

Eine Entwicklung, die schon länger zu beobachten war, wurde enorm beschleunigt: Der herkömmliche Rhythmus ist für viele unserer Kunden einfach zu langsam geworden. Wir haben unsere Handelspartner in den letzten Monaten häufiger informiert und ihnen z. B. mit Hilfe unserer Unterlagen einen monatlichen Einkauf erleichtert – was sehr gut ankam! Generell geht der Trend zur „Verkaufsunterlage on demand“. Um die Vielfalt von Kundenbedürfnissen bedienen zu können, ist ein gewisser Automatisierungsgrad unerlässlich.

Das sind ja auch Vorzüge beim Einsatz von VLB-TIX …

Nachdem PONDUS als unser Metadatensystem auch die ONIX-Daten ausliefert, ergänzen sich die gedruckte Verkaufsunterlage und die intensive Nutzung von VLB-TIX für uns ganz hervorragend: sowohl auf der Ebene der Daten als auch mit Blick auf die Bedürfnisse unserer Kunden.

Wo liegen die deutlichsten Effizienzgewinne bei der Umstellung auf die gedruckte Verkaufsunterlage?

Diese liegen auf der Ebene der Prozesse. Bei der Vorschauanlage und den Korrekturen ist dies, wie gesagt, besonders evident. Aber die gesamte verlagsinterne Kommunikation zu Neuheiten ist schlanker geworden, und sie liefert bessere Ergebnisse! Ganz zentral ist hier das Thema Metadaten – das kann man gar nicht oft genug erwähnen. Von ihrer früheren Verfügbarkeit und höheren Qualität profitieren zeitlich als Erste unsere Key Account Manager. Aber letztlich gibt es keinen Aspekt der Verlagskommunikation, auf den sich das nicht positiv auswirkt.

Wie hat die Umstellung des Vorschauprozesses die Zusammenarbeit im Verlag verändert?

Abstrakt formuliert: hin zu synchronem kollaborativem Arbeiten. Oder einfach gesagt: Alle machen alles gleichzeitig live und in PONDUS. So hat sich z. B. die Zusammenarbeit von Lektorat, Marketing, Presse und Vertrieb noch stärker von einem „Nacheinander“ zu einem „Miteinander“ entwickelt, von einem linearen Prozess zu einer vernetzten Kommunikation. So wird für alle spürbar, was für ein gutes Ergebnis zusammenkommen muss – von allen. Gerade in der Home-Office-Situation dieses Jahres eine schöne Erfahrung!

Würden Sie mit etwas Abstand sagen, dass die Umstellung ein Kraftakt für den Verlag war?

Nein, das trifft es nicht. Eine Veränderung? Ja. Aber die war ja schon vorbereitet und wurde lediglich beschleunigt. Aber dass wir das gerade zu diesem Zeitpunkt so schnell, konsequent und gleichzeitig unaufgeregt hinbekommen haben, macht uns schon ein bisschen stolz.

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Interview

Interview mit Christian Gerlich

Nachdem PONDUS termingerecht bei S. Fischer und Argon eingeführt wurde, ist die Verlagssoftware jetzt bei der gesamten Gruppe der Holtzbrinck Buchverlage im Einsatz. Christian Gerlich, CIO der Holtzbrinck Buchverlage GmbH, gibt Auskunft zur Entscheidung der Verlage für und zur Arbeit mit PONDUS.

Die Verlagsgruppe Droemer Knaur sowie Kiepenheuer & Witsch setzen PONDUS schon längere Zeit als Verlagssoftware ein. Jetzt ist das System für die gesamte Gruppe der deutschsprachigen Holtzbrinck-Verlage nutzbar. Technische Basis, Usability oder andere Eigenschaften – welche waren die wichtigsten Gründe für Ihre Entscheidung?

Christian Gerlich: Neben den positiven Erfahrungen der Verlage Droemer Knaur und Kiepenheuer & Witsch sprachen eine Reihe weiterer Gründe für den übergreifenden Einsatz von PONDUS. Zu nennen sind hier insbesondere die intuitive, übersichtliche Struktur der Applikation und ihre auch hinsichtlich möglicher Schnittstellen offene Technologie. Aber auch die Einbeziehung von uns als Kunde in die weitere Gestaltung der Product Roadmap war ein Argument für PONDUS.

Maßgeblich für eine solche Wahl sind natürlich auch wirtschaftliche Abwägungen. Was macht aus Ihrer Sicht die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von PONDUS in den Holtzbrinck-Verlagen aus? Wo sparen Sie Zeit bzw. Aufwände, wo Geld – und wo vielleicht beides?

Innerhalb der Holtzbrinck Buchverlage managen wir bei der hgv die Applikationen für unsere Schwesterfirmen. Die Wartung, die Weiterentwicklung und der Betrieb unterschiedlicher, individuell konfigurierter und angepasster Applikationen für fünf Verlage ist ein Komplexitäts- und damit auch Kostentreiber, der zudem nichts zur Platzierung und Differenzierung der Verlagsprogramme auf dem Buchmarkt beiträgt.

Die höchsten Kosten im Zusammenhang mit einer Standard-Software entstehen nämlich nicht einmalig bei der Einführung, sondern bei ihrem Betrieb und den damit ständig verbunden Anpassungen, Releasewechseln und dem Testing, insbesondere bei starken Abweichungen vom Standard. Auch deswegen haben wir uns innerhalb der Holtzbrinck Publishing Group bereits 2014 für eine klare Cloud-Strategie entschieden.

PONDUS ist zwar keine reine SaaS-Lösung, wir haben aber gemeinsam mit PONDUS ein Modell gefunden, dass dem klassischen SaaS-Ansatz sehr nahekommt.

Mit einem über die Verlage hinweg harmonisierten Ansatz heben wir das Potenzial der Best Practice aus fünf Verlagshäusern, um gemeinsam einen optimalen Weg zu gehen, reduzieren damit die Total Cost of Ownership und sind zeitgleich im Rollout neuer Features innovationsfähiger und schneller. Der Effekt: Von allem, was wir in und mit PONDUS verbessern, profitieren immer gleich fünf Verlage!

Wie genau verlief die Entscheidungsfindung? Haben Sie eine Art „Systemvergleich“ mit anderen Angeboten durchgeführt?

Durch die dezentrale Ausrichtung der Holtzbrinck Buchverlage haben wir einen guten Überblick über die jeweilig individuellen Applikationslandschaften, Tools und Arbeitsprozesse in Deutschland. Das Ganze wird unterstützt durch den Erfahrungsaustausch mit Macmillan in Großbritannien und den USA.

Entlang der Wertschöpfungskette der Holtzbrinck Buchverlage haben wir eine Bestandsaufnahme darüber vorgenommen, welcher Verlag mit welchen Rollen an welchen Prozessen arbeitet. Anhand der so entstandenen Prozess-Landkarte und des Feedbacks ausgewählter Key User haben wir Einsatzszenarien für eine mögliche Verlagssoftware entwickelt.

Diese haben wir dann nach unterschiedlichen Kriterien wie Usability, User Acceptance, Integrationsfähigkeit, Feature-Tiefe, Technologie- und Prozess-Reifegrad sowie Kosten bewertet.

Dabei hat sich PONDUS als besonders stark im Umfeld der Produktinformationsplanung und -verwaltung, sowie bei Marketingprozessen erwiesen. Im Zeitalter des Internet ist natürlich auch die Browserfähigkeit der Verlagssoftware ein Must-have. Auch hier punktet PONDUS.

Eine gelungene Softwareeinführung – zumal über mehrere Verlage hinweg – setzt gute Kommunikation und Organisation voraus. Wie beurteilen Sie aus dieser Perspektive die Zusammenarbeit mit PONDUS (Qualität, Termintreue, agiles Arbeiten etc.)?

Hier möchte ich zunächst einmal dem Management der Buchverlage und den Vertretern aus den Buchverlagen, also unseren Product Ownern, danken. Sie haben es in mühevoller Kleinarbeit und durch eine fachliche Harmonisierung geschafft, die Grundvoraussetzungen für eine übergreifende PONDUS-Einführung zu schaffen. Die Bereitschaft für diesen Change ist nicht selbstverständlich, wir hatten aber die richtigen Leute im Projektteam der Holtzbrinck Buchverlage und der hgv, um diese Herausforderungen zu meistern.

Nachdem PONDUS nicht der einzige, aber ein wichtiger Baustein in unserer Applikationslandschaft ist, war es die Herausforderung, die unterschiedlichen Vorgehensmodelle unserer Verlagssoftware-Lieferanten und unserer hgv-Software-Entwickler unter einen Hut zu bringen und die Lieferketten zu synchronisieren.

Dabei war und ist die Zusammenarbeit mit PONDUS sehr angenehm, gut strukturiert und professionell. Die agile Vorgehensmethodik und die Auslieferung in zwei- bzw. vierwöchentlichen Sprints haben uns dabei bei der Planung sehr geholfen. Auch das hohe Qualitätsbewusstsein der PONDUS-Kolleginnen und -Kollegen und auch die Bereitschaft, das ein oder andere Mal die „Extrameile zu gehen“, wissen wir sehr zu schätzen.

Was ändert sich nun bei den Nutzungsmöglichkeiten für die langjährigen PONDUS-Kunden Droemer Knaur und Kiepenheuer & Witsch?

Nach dem erfolgreichen Rollout bei Rowohlt im August 2018 und jetzt bei Argon und S. Fischer im Februar 2019 ist es das Ziel, alle Holtzbrinck Buchverlage bis zum Herbst 2019 auf der gleichen Basis-Version von PONDUS Model platziert zu haben. Um die Kosten des Betriebs zu reduzieren und auch, um nachhaltig sicherzustellen, dass die Holtzbrinck Buchverlage mit denselben Features arbeiten können, ist für uns die Mandantenfähigkeit von PONDUS Model ein sehr wichtiger funktionaler Baustein.

Aus fachlicher Sicht werden nicht nur die Kolleginnen und Kollegen von Droemer Knaur und Kiepenheuer & Witsch von einem moderneren, neueren PONDUS Model profitieren, sondern insbesondere auch die Verlage, die bis dato noch nicht das Vergnügen hatten, mit PONDUS zu arbeiten. Mit einem zentralen PONDUS-System profitieren somit die bisherigen Anwender von den von nun an etablierten „Best in Class“-Prozessen, also auch von den Erfahrungen anderer Verlage, die in PONDUS Model eingeflossen sind und in Zukunft einfließen werden.

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Interview

Interview mit Michael Schack

Michael Schack, 41, ist Produktionsleiter beim CARLSEN Verlag.
Der studierte Verlagshersteller (FH Diplom) arbeitete u. a. in Oxford bei der internationalen Printagentur „Imago“ und bei Bertelsmann; seit Sommer 2010 ist er bei CARLSEN.

Wie ist der Verlag beim Auswahlprozess für seine Verlagssoftware vorgegangen?

Michael Schack:  Bei uns war die Auswahl der Verlagssoftware das Projekt einer Verlagsgruppe – der Bonnier-Gruppe. Es gab eine gemeinsame Ausschreibung für zwei Projekte: Projektinformation-Management-System (PIM) und Mediaasset-Management-System (MAM). Mit den Kandidaten, die in die engere Auswahl gekommen sind, sind wir dann Stück für Stück die Detailfragen durchgegangen. Ganz oben auf unserer Liste stand: einfache, intuitive und ergonomische Bedienung. Dazu eine hohe Flexibilität, was Exporte oder Reporte angeht, die Anpassbarkeit an zukünftige digitale Anforderungen und eine souveräne Abdeckung der Grundlagen wie z. B. alles rund um Projekte und Titel und weitere Informationen wie Urheber, Geschäftspartner, Veranstaltungen, Rezensionen, Werbeaktionen. Alle Prozesse, die in einem Verlag rund um die Entstehung von Verlagsprodukten stattfinden, mussten in dem neuen System abbildbar sein.

Welche Entscheidungskriterien haben Sie angelegt und welche dieser Kriterien hatten das größte Gewicht?

Michael Schack: Was uns letztendlich von PONDUS überzeugt hat, waren zum einen ein paar technische Aspekte, in denen die Software sich sehr stark von den Mitbewerbern unterschieden hat. Die Leute von PONDUS waren die Einzigen, die konsequent auf Internettechnologie gesetzt haben und setzen – und das spart enorme Kosten. Die Software läuft im Webbrowser, ist komplett webbasiert und äußerst schnittstellenfreundlich. Sie kann sich also sehr leicht und umfassend mit anderen Systemen austauschen. Dazu hat das PONDUS-Team einen starken Fokus auf das User Interface. Das heißt, das System an sich ist wirklich ganz erheblich benutzerfreundlicher als alles, was es sonst auf dem Markt gibt, und dabei kostengünstiger und zukunftsfähig. Die Tatsache, dass es über einen Webbrowser läuft, bringt viele Vorteile mit sich, man muss nichts installieren, man muss nicht lokal irgendetwas auf den Computern der Mitarbeiter machen, sondern jeder, der über einen Webbrowser verfügt, kann sofort loslegen. Die Lernkurve war also vergleichsweise flach. Für uns ein großer Vorteil – wir sind ja ein Verlag mit kreativen Leuten und kreative Leute mögen eigentlich solche Systeme erst einmal per se nicht unbedingt … Und je einfacher man es machen kann, desto besser wird es angenommen. Auch wichtig war die hervorragende Schnittstelle oder bestimmte „Grundthemen“ wie z. B. zentrale Datenhaltung; alle Informationen rund um einen Titel, um Urheber um Geschäftspartner, Aktionen etc. können wir nun an einem Punkt finden. Außerdem wollten wir ein System, das am Anfang seines Lebenszyklus steht und nicht am Ende. Dadurch mussten zwar viele Sachen auch erst entwickelt werden, aber wir konnten diese Entwicklung mitbestimmen.

Und was war aus Ihrer Sicht als Produktionsleiter besonders wichtig bei der Entscheidung?

Michael Schack: Für mich war vor allem die Flexibilität entscheidend. Wir sind mitten in einem digitalen Umbruch und wir wissen heute noch nicht, welche Produktformen wir in der Zukunft verkaufen werden. Wir möchten den digitalen Wandel gestalten und aktiv Akzente setzen. Deswegen brauchen wir ein System, das mit uns mitleben und mitwachsen kann. Ein Beispiel: Wir schaffen gerade ein Autorenportal, in dem wir u. a. unseren Autoren tagesaktuell Zugang zu Verkaufszahlen usw. geben. Wir setzen das in wenigen Monaten mit dem PONDUS-Team um, denn die Datengrundlage haben wir ja bereits vorliegen. Gerade bei digitalen Produkten hilft uns die Software durch ihre Objektorientiertheit. Für E-Books z. B. haben wir mit PONDUS etwas völlig Neues konzipiert und nicht die Printdenke darauf angewendet. Neue Distributionswege bestücken und ansteuern ist auch ein großes Thema. Wo schicken wir unsere Informationen hin, in welchem Format, wie kann man all das so bereitstellen, dass die Distributionspartner mit unseren Daten bequem arbeiten können? Da macht die Software hinter den Kulissen ganz viel.

Wie verlief die Umstellung verlagsintern und wie war/ist die Akzeptanz durch die Kollegen?

Michael Schack: Der Evaluationsprozess lief bis ca. Oktober 2010 und wir haben PONDUS dann ungefähr ein Jahr später eingeführt. Es dauerte durchaus länger als ursprünglich geplant, weil noch verschiedene Module entwickelt werden mussten, die es so noch nicht gab. In den Verlagen gab es Projektgruppen und in den einzelnen Bereichen und Abteilungen gab es sogenannte PONDUS-Paten, die intensiver dabei waren. Im Verlag hatten wir ja schon ein System, alle Bonnier Verlage hatten ihre eigenen Systeme – bei CARLSEN war es eine Eigenentwicklung, d. h., das Thema Datenmigration spielte eine große Rolle. Wir konnten alle Daten, die wir in den Systemen hatten, übernehmen. Wir hatten natürlich auch Stolpersteine, z.B. mussten wir die verschiedenen Verlage unter einen Hut bringen, und das hat natürlich die Komplexität der Anforderung sehr erhöht. Das hat den Prozess verlangsamt, führt aber jetzt bei uns zu Effizienzgewinnen, weil wir viele Dinge standardisieren konnten.
Bei der Umgewöhnung haben viele Mitarbeiter lange gebraucht, um z. B. die Bedeutung von Metadaten zu erfassen. PONDUS bietet hier jede Menge Funktionen, aber viele wussten nicht, welche Stichworte sie da jetzt eingeben müssen etc. Das war ein Lernprozess, denn vorher gab es diese Möglichkeiten gar nicht, diese Metadaten auszuspielen. Vorher hatten wir im Verlag Dutzende verschiedene Exceltabellen, die mit erheblichem Aufwand manuell zusammengestellt wurden und in denen sich immer irgendwelche Infos doppelten. Wenn sich dann etwas geändert hat, war dies ein substanzielles Problem. Nun ist alles an einer Stelle in der Datenbank. Doch dieser Switch, dem System zu vertrauen, der fiel manchen Kollegen leichter und manchen Kollegen schwerer. Aber inzwischen können wir sagen: Wir sind angekommen.

Welche sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten Effizienzgewinne, die Sie durch PONDUS erreicht haben?

Michael Schack: Im Vergleich zur üblicherweise in Verlagen vorhandenen IT ist es heutzutage im Internet leichter, etwas zu finden als im eigenen Intranet. Hier sind wir mit PONDUS gut vorangekommen. Die Mitarbeiter gewöhnen sich daran, die Suche zu benutzen und sich Informationen zu beschaffen. Also haben wir z. B. die Häufigkeit von Telefonanrufen oder das Versenden von E-Mails reduziert – das sind Ablenker, über die viele Mitarbeiter sich oft beklagen. Ein weiterer Effizienzgewinn: Unsere Metadaten sind viel besser geworden – nun können wir z. B. an die Shops weitere Infos melden, die zum betreffenden Titel passen und die Findbarkeit verbessern. Auch unsere Webseite können wir nun mit viel reichhaltigeren Informationen füllen, die wir früher viel manueller zusammentragen mussten. Also, wenn es eine Veranstaltung zu einem Thema gibt, dann erscheint diese automatisch am Titel, am Autor und sonstigen relevanten Stellen auf der Webseite und all das passiert automatisch. Unser Pflegeaufwand für die Webseite hat sich dadurch wirklich reduziert.

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