Datenschutzerklärung der PONDUS Software GmbH

Allgemeines

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

PONDUS Software GmbH
Prinzenstraße 6
30159 Hannover
info@pondus.de

Vertreten durch die Geschäftsführer:
Dirk Reuschel, Dominikus Huber, Oliver Hübsch

2. Datenschutzbeauftragter

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

Michael Vogelbacher
colenio Compliance Security GmbH & Co. KG
Fenchelweg 6
56587 Oberhonnefeld
E-Mail: info+datenschutz@pondus.de

3. Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die PONDUS Software GmbH im Rahmen unseres Geschäftsbetriebs, unserer Website und unserer Leistungen.

Sie gilt insbesondere für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit:

Soweit PONDUS personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden verarbeitet, insbesondere im Rahmen der Bereitstellung und des Betriebs der PONDUS Verlagssoftware, ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. PONDUS verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Weisung des Kunden auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

Beschäftigte von PONDUS erhalten gesonderte Datenschutzinformationen zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten im Beschäftigungsverhältnis.

4. Allgemeine Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist und eine Rechtsgrundlage besteht.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere:

Soweit personenbezogene Daten für Zwecke eines Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, erfolgt dies insbesondere auf Grundlage von § 26 BDSG i.V.m. Art. 88 DSGVO.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO werden nur verarbeitet, soweit hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.

5. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden nur an interne Stellen oder externe Empfänger übermittelt, soweit dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Zu den Empfängern können insbesondere gehören:

Soweit externe Anbieter personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden sie auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO eingesetzt.

6. Übermittlungen in Drittländer

Bei der Nutzung einzelner Dienste kann es zu einer Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums oder zu einem Zugriff aus solchen Staaten kommen.

Eine solche Verarbeitung erfolgt nur, soweit die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

Je nach eingesetztem Dienst erfolgt die Absicherung insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder geeigneter Garantien, insbesondere der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 DSGVO.

Drittlandverarbeitungen können insbesondere im Zusammenhang mit Sentry, einzelnen Google-Diensten sowie bestimmten KI- und Cloud-Diensten stattfinden.

7. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist.

Anschließend werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, berechtigten Nachweisinteressen oder sonstigen rechtlichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Soweit für einzelne Verarbeitungsvorgänge konkrete Speicher- oder Löschfristen gelten, werden diese nachfolgend erläutert.

Soweit PONDUS personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden verarbeitet, erfolgt die Löschung, Anonymisierung oder Rückgabe der Daten nach Maßgabe des jeweiligen Auftragsverarbeitungsvertrags und der Weisungen des Kunden.

Website

8. Besuch unserer Website

Beim Aufruf unserer Website können technisch erforderliche Informationen verarbeitet werden, die Ihr Browser an den Server unserer Website übermittelt.

Hierzu können insbesondere gehören:

Die Verarbeitung dient der technischen Bereitstellung unserer Website sowie der Gewährleistung ihrer Stabilität und Sicherheit.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sicheren, stabilen und funktionsfähigen Bereitstellung unseres Onlineangebots.

9. Verschlüsselte Datenübertragung

Unsere Website nutzt eine SSL-/TLS-Verschlüsselung.

Dadurch werden Daten, die Sie an uns übermitteln, während der Übertragung vor einer unbefugten Kenntnisnahme durch Dritte geschützt.

10. Cookies und vergleichbare Technologien

Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien.

Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Vergleichbare Technologien können insbesondere Local Storage, Session Storage oder andere Speicher- und Auslesetechnologien umfassen.

Zur Verwaltung Ihrer Cookie-Einstellungen und Einwilligungen verwenden wir Borlabs Cookie. Hierdurch wird gespeichert, welche Einstellungen Sie im Cookie-Banner vorgenommen haben, damit Ihre Auswahl bei späteren Besuchen berücksichtigt werden kann.

Technisch erforderliche Cookies und vergleichbare Technologien werden eingesetzt, soweit dies für die Bereitstellung der Website, grundlegende Funktionen oder die Verwaltung Ihrer Datenschutz- und Cookie-Einstellungen erforderlich ist.

Die Verarbeitung erfolgt insoweit auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sicheren, funktionsfähigen und nutzerfreundlichen Bereitstellung unserer Website.

Nicht technisch erforderliche Cookies und vergleichbare Technologien, insbesondere zu Analysezwecken, setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung ein.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen ändern oder widerrufen.

11. Kontaktformular

Wenn Sie uns über das auf unserer Website bereitgestellte Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.

Hierzu gehören insbesondere:

Zusätzlich können technische Informationen verarbeitet werden, die bei der Übermittlung des Formulars anfallen und der Sicherheit des Formulars sowie dem Schutz vor automatisierten oder missbräuchlichen Eingaben dienen.

Zum Schutz unserer Kontaktformulare vor automatisierten Eingaben verwenden wir das WordPress-Plugin All-In-One Image CAPTCHA Pro.

Google reCAPTCHA und Cloudflare Turnstile werden hierfür nicht eingesetzt.

Soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sachgerechten Bearbeitung und Beantwortung von Anfragen sowie im Schutz unserer Website vor Missbrauch.

12. Google Analytics

Wir verwenden auf unserer Website Google Analytics, einen Webanalysedienst der

Google Ireland Limited
Gordon House
Barrow Street
Dublin 4
Irland.

Google Analytics unterstützt uns dabei, die Nutzung unserer Website zu analysieren und unser Onlineangebot zu verbessern.

Hierbei können insbesondere Geräte- und Browserinformationen, Nutzungs- und Interaktionsdaten, IP-Adressen sowie Cookie- oder vergleichbare Kennungen verarbeitet werden.

Google Analytics wird erst aktiviert, nachdem Sie über unser Cookie-Banner in die Nutzung des Analysedienstes eingewilligt haben. Die Einwilligungssteuerung erfolgt über Borlabs Cookie.

Die IP-Anonymisierung ist aktiviert.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen ändern oder widerrufen.

Soweit es im Rahmen der Nutzung von Google Analytics zu einer Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums kommt, gelten die unter Ziffer 6 beschriebenen Anforderungen für Drittlandübermittlungen.

13. Eye-Able

Zur Unterstützung einer barriereärmeren Nutzung unserer Website verwenden wir Eye-Able®, eine Software der Web Inclusion GmbH.

Hierzu werden technisch erforderliche Dateien wie JavaScript, Stylesheets und Bilder bereitgestellt.

Einstellungen, die Sie innerhalb von Eye-Able vornehmen, können im Local Storage Ihres Browsers gespeichert werden. Diese Einstellungen verbleiben lokal auf Ihrem Endgerät und werden nicht an PONDUS übermittelt.

Eine personenbezogene Analyse des Nutzungsverhaltens durch PONDUS erfolgt im Zusammenhang mit Eye-Able nicht.

Für die technische Bereitstellung nutzt Eye-Able das Content Delivery Network der

BunnyWay d.o.o.
Cesta komandanta Staneta 4A
1215 Medvode
Slowenien.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der barriereärmeren, nutzerfreundlichen und technisch zuverlässigen Bereitstellung unserer Website.

Kommunikation und Geschäftsbeziehungen

14. Kontaktaufnahme und Kommunikation

Wenn Sie per E-Mail, Telefon, Post, über Online-Meetings oder auf anderem Weg mit uns Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir die hierbei anfallenden personenbezogenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Durchführung bzw. Dokumentation der jeweiligen Kommunikation.

Hierzu können insbesondere gehören:

Für unsere E-Mail-, Office- und Meetingkommunikation verwenden wir Google Workspace.

Einzelne Online-Meetings können nach vorheriger Information der Teilnehmenden aufgezeichnet werden. Dabei können insbesondere Bild- und Tonaufnahmen, Namen der Teilnehmenden, Gesprächsinhalte und während des Meetings geteilte Informationen verarbeitet werden.

Soweit die Kommunikation der Vertragsanbahnung oder Vertragsdurchführung dient, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Im Übrigen erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer effizienten und nachvollziehbaren geschäftlichen Kommunikation.

15. Kunden, Interessenten und Geschäftspartner

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Kunden, Interessenten und Geschäftspartnern, soweit dies für die Anbahnung, Durchführung und Verwaltung der jeweiligen Geschäftsbeziehung erforderlich ist.

Hierzu können insbesondere gehören:

Zur Verwaltung von Kunden- und Interessentendaten verwenden wir ein PONDUS-System als internes CRM.

Interessentendaten werden für die Dauer des jeweiligen Akquiseprozesses gespeichert. Da sich solche Prozesse über einen längeren Zeitraum erstrecken können, kann auch die Speicherung entsprechend länger andauern.

Interessenten werden im CRM entsprechend klassifiziert. PONDUS überprüft mindestens einmal jährlich, ob weiterhin Interesse an unseren Leistungen besteht.

Kommt nach einer Test-, Pilot- oder Akquisephase kein Vertrag zustande, wird mit dem jeweiligen Interessenten abgestimmt, ob die Daten gelöscht oder aufgrund eines fortbestehenden Interesses an einer möglichen späteren Zusammenarbeit weiter gespeichert werden sollen.

Besteht kein weiterer Verarbeitungszweck, werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten entgegenstehen.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Vertragsanbahnung, Angebotserstellung, Vertragsdurchführung, Kundenbetreuung, Projektabwicklung und Abrechnung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die betroffene Person selbst Vertragspartei ist oder vorvertragliche Maßnahmen betroffen sind.

Bei Ansprechpartnern von Unternehmen sowie im Rahmen der Pflege bestehender Geschäfts- und Interessentenkontakte erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Durchführung und Pflege unserer Geschäftsbeziehungen.

PONDUS ist ausschließlich im B2B-Bereich tätig.

Ansprechpartner bestehender Kunden können insbesondere auf deren Wunsch über Produktneuerungen und Entwicklungen informiert werden. Die Kommunikation kann insbesondere durch unser Customer-Success-Team oder über entsprechende Mailings erfolgen.

Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung jederzeit gemäß Art. 21 Abs. 2 DSGVO widersprechen.

16. Google Workspace

Wir nutzen Google Workspace sowohl für die interne Zusammenarbeit als auch für die Kommunikation und Projektzusammenarbeit mit Kunden und Geschäftspartnern.

Anbieter ist:

Google Ireland Limited
Gordon House
Barrow Street
Dublin 4
Irland.

Zum Einsatz kommen insbesondere Gmail, Google Meet, Google Calendar, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Groups und Google Forms sowie vereinzelt Google Sites und Google Chat.

Die Dienste werden insbesondere genutzt für:

Dabei können insbesondere Name, geschäftliche Kontaktdaten, Kommunikationsdaten, Termin- und Meetinginformationen sowie personenbezogene Daten verarbeitet werden, die in Dokumenten, Formularen oder sonstigen Projektunterlagen enthalten sind.

Die Speicherung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO in Google Workspace ist bei PONDUS nicht vorgesehen und nach unseren internen IT-Nutzungsregelungen untersagt.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie für die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags erforderlich ist.

Im Übrigen erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer effizienten und nachvollziehbaren internen und externen Zusammenarbeit.

Projektunterlagen werden so lange gespeichert, wie sie für die Durchführung, Dokumentation oder Nachbereitung des jeweiligen Projekts oder für die weitere Kundenbeziehung benötigt werden.

Bei langfristig relevanten Projekt- und Systemdokumentationen kann eine Speicherung auch über die operative Projektphase hinaus erforderlich sein.

Im Rahmen der Nutzung von Google Workspace können personenbezogene Daten auch in den USA verarbeitet werden. Die hierfür bestehenden vertraglichen Regelungen sehen insbesondere Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO vor.

17. Rechnungsstellung und Buchhaltung

Für Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung, Buchhaltung und steuerliche Dokumentation verarbeiten wir die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten.

Für unsere Rechnungsstellung verwenden wir FastBill.

Anbieter ist:

FastBill GmbH
Brüsseler Str. 1–3
60327 Frankfurt am Main.

FastBill betreibt die hierfür genutzte Infrastruktur in Deutschland.

Dabei werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Durchführung und Abrechnung eines Vertrags erforderlich ist.

Soweit gesetzliche handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Ausgangsrechnungen werden für einen Zeitraum von zehn Jahren archiviert.

Für Zwecke der Finanzbuchhaltung und steuerlichen Verarbeitung können Daten auch über eine DATEV-Schnittstelle verarbeitet bzw. an die jeweils zuständigen Stellen übermittelt werden.

PONDUS Verlagssoftware

18. Bereitstellung der PONDUS Verlagssoftware

PONDUS stellt Kunden die PONDUS Verlagssoftware als Software-as-a-Service-Lösung zur Verfügung.

Die Leistungen umfassen insbesondere:

Im Rahmen der Nutzung werden personenbezogene Daten verarbeitet, die Kunden in die Software einbringen oder die bei der Nutzung entstehen.

Soweit Kunden personenbezogene Daten in der PONDUS Verlagssoftware verarbeiten, ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

PONDUS verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Weisung des jeweiligen Kunden.

19. Daten innerhalb der PONDUS Verlagssoftware

Je nach Nutzung und den vom jeweiligen Kunden eingesetzten Modulen können innerhalb der PONDUS Verlagssoftware insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Betroffen sein können insbesondere Urheber, Autoren, Rechteinhaber, Beschäftigte, Lieferanten, externe Dienstleister, Ansprechpartner, Geschäftspartner, Kunden, Endkunden, Blogger, Influencer, Teilnehmende an Preisausschreiben, Zahlungsempfänger und Nutzer der Software.

Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO ist innerhalb der PONDUS Verlagssoftware grundsätzlich nicht vorgesehen. Die regulären Funktionen und Datenfelder sind nicht auf die Verarbeitung solcher Daten ausgerichtet.

Da die Software auch Freitext- und Bemerkungsfelder enthält, kann die Eingabe entsprechender Informationen durch Nutzer technisch jedoch nicht vollständig ausgeschlossen werden.

20. Benutzerkonten, Login und Berechtigungen

Für die Nutzung der PONDUS Verlagssoftware werden Benutzerkonten und Zugriffsberechtigungen verwaltet.

Hierbei können insbesondere verarbeitet werden:

Für die Authentifizierung können Kunden Single Sign-on und Zwei-Faktor-Authentifizierung nutzen. Ob und in welchem Umfang diese Funktionen eingesetzt werden, entscheidet der jeweilige Kunde.

Die Verarbeitung dient insbesondere der Authentifizierung, Berechtigungsverwaltung, Zugriffskontrolle, IT-Sicherheit und technischen Nachvollziehbarkeit.

Technische Logdaten werden auf den jeweiligen Servern in der Regel für zwei Wochen gespeichert.

Zusätzlich werden relevante Logdaten in einer zentralen Log-Verwaltungsinstanz für sechs Monate gespeichert und anschließend automatisiert gelöscht.

Die längere Speicherung dient insbesondere dazu, technische Vorgänge und Fehler auch dann nachvollziehen zu können, wenn diese erst mit zeitlicher Verzögerung gemeldet werden.

Soweit die Verarbeitung im Auftrag eines Kunden erfolgt, ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher.

Soweit PONDUS eigene technische Betriebs-, Sicherheits- oder Administrationsdaten verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

21. Honorarabrechnung

Die Honorarabrechnung ist ein Modul der PONDUS Verlagssoftware und kann von Kunden insbesondere zur Erstellung und Verwaltung von Honorarabrechnungen gegenüber Urhebern, Autoren, Rechteinhabern und sonstigen Honorarempfängern verwendet werden.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Verantwortlicher für die Verarbeitung ist der jeweilige Kunde. PONDUS verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach Weisung des Kunden.

22. E-Rechnung und digitale Abrechnung

Für die Erstellung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen und Gutschriften innerhalb der PONDUS Verlagssoftware wird ab dem vierten Quartal 2026 eine E-Rechnungsfunktion bereitgestellt.

Hierfür wird die

faktoora GmbH
Amselweg 1
89231 Neu-Ulm

als technischer Unterauftragnehmer eingesetzt.

Die Funktion wird für Rechnungs- und Abrechnungsvorgänge der Kunden innerhalb der PONDUS Verlagssoftware verwendet und nicht für die eigene Rechnungsstellung von PONDUS.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

Betroffen sein können insbesondere Urheber, Autoren, Rechteinhaber, Zahlungsempfänger, Mitarbeitende und Ansprechpartner des jeweiligen Kunden.

Bereits vor dem produktiven Einsatz können im Rahmen der Einführung Vergleichsrechnungen mit Echtdaten erstellt und geprüft werden.

Verantwortlicher ist der jeweilige Kunde. PONDUS verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter und setzt faktoora als Unterauftragnehmer ein.

faktoora setzt seinerseits weitere Unterauftragnehmer ein. Diese sind in den jeweils geltenden vertraglichen Datenschutzunterlagen dokumentiert.

Personenbezogene Daten liegen auf den Systemen von faktoora nur während des Prozesses der Rechnungserstellung vor und werden anschließend wieder gelöscht.

Eine Drittlandübermittlung findet bei dieser Verarbeitung nicht statt.

23. Hosting der PONDUS-Infrastruktur

Die PONDUS-Infrastruktur wird bei Amazon Web Services gehostet.

Eingesetzt wird:

Amazon Web Services EMEA SARL, Niederlassung Deutschland
Marcel-Breuer-Straße 12
80807 München.

Das Hosting erfolgt im AWS-Rechenzentrum Frankfurt.

Hierzu gehören insbesondere Produktiv- und Stage-Systeme, Reportserver, technische Systeme für die Betriebssicherheit, Backup- und Restore-Funktionen sowie Monitoring und Logging.

Backups werden ausschließlich in Deutschland bzw. innerhalb der Europäischen Union gespeichert.

AWS-Supportzugriffe aus Drittländern sind für die von PONDUS eingesetzte Konfiguration nicht vorgesehen.

Soweit Kundendaten verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung im Auftrag des jeweiligen Kunden.

Die Löschung oder Anonymisierung personenbezogener Kundendaten erfolgt nach Maßgabe der Weisungen des Kunden und der vertraglichen Vereinbarungen.

Support, Schulungen, E-Mail-Versand und KI

24. Support, Ticketbearbeitung und Fehleranalyse

Im Rahmen von Supportanfragen, Projekten, Fehlermeldungen, Anforderungen und Änderungswünschen verarbeiten wir die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten.

Hierzu können insbesondere gehören:

Soweit Mitarbeitende von PONDUS im Rahmen der Supportbearbeitung Zugriff auf personenbezogene Daten in Produktivsystemen erhalten, werden diese Zugriffe derzeit nicht gesondert protokolliert.

YouTrack

Für die Bearbeitung und Nachverfolgung von Support- und Projektvorgängen verwendet PONDUS JetBrains YouTrack.

Die von PONDUS genutzte YouTrack-Instanz wird on-premise betrieben. Ein externer Zugriff auf die Instanz ist nicht vorgesehen.

In Freitextfeldern, Kommentaren und Anhängen können personenbezogene Daten enthalten sein. PONDUS hält seine Mitarbeitenden und Kunden dazu an, personenbezogene Daten in Support- und Projektvorgängen soweit wie möglich zu vermeiden und, sofern möglich, technische Kennungen zur Identifikation betroffener Vorgänge oder Objekte zu verwenden.

Support- und Projektvorgänge werden langfristig gespeichert, soweit dies für die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen, Vereinbarungen, technischen Entwicklungen und projektbezogenem Wissen erforderlich ist.

Sentry

Zur automatisierten Fehleranalyse und zur Sicherstellung eines stabilen Plattformbetriebs verwenden wir Sentry.

Anbieter ist:

Functional Software, Inc. (d/b/a Sentry)
45 California Street, Suite 800
San Francisco, CA 94111
USA.

In der von PONDUS eingesetzten Konfiguration werden insbesondere der Benutzername, der häufig einer E-Mail-Adresse oder einem Bestandteil einer E-Mail-Adresse entspricht, sowie Datum und Uhrzeit des jeweiligen protokollierten Ereignisses an Sentry übermittelt.

Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt. Die bei Sentry gespeicherten Daten werden ebenfalls verschlüsselt vorgehalten.

Sentry-Daten werden in den USA verarbeitet.

Fehler- und Diagnosedaten werden standardmäßig nach 90 Tagen automatisch gelöscht.

Functional Software, Inc. ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Ergänzend bestehen vertragliche Regelungen einschließlich der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Die Verarbeitung dient der Analyse und Behebung technischer Fehler sowie dem sicheren und stabilen Betrieb der PONDUS-Plattform.

25. Schulungsplattform iPrendo

Für Schulungsunterlagen und Schulungsinhalte zum PONDUS-System verwenden wir iPrendo der

ID.on GmbH
Prinzenstraße 6
30159 Hannover.

Die Plattform wird für Schulungen von PONDUS-Mitarbeitenden und Kunden eingesetzt.

Die Berechtigungsprüfung erfolgt über einen innerhalb der PONDUS-Plattform generierten Token.

Dabei werden keine unmittelbar identifizierenden Nutzerdaten wie Name oder E-Mail-Adresse in iPrendo gespeichert.

Nutzungsdaten werden anonymisiert gespeichert. Personenbezogene Lernfortschritte, Abschlussquoten oder Testergebnisse werden im Rahmen der Nutzung durch PONDUS nicht verarbeitet.

Eine Drittlandübermittlung findet hierbei nicht statt.

26. Newsletter und E-Mail-Versand

Für Newsletter sowie bestimmte System-, Status- und transaktionale E-Mails verwenden wir rapidmail.

Anbieter ist:

rapidmail GmbH
Wentzingerstr. 21
79106 Freiburg i.Br.
Deutschland.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

Newsletter werden auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO versendet.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, insbesondere über den im Newsletter enthaltenen Abmeldelink.

Daneben können Ansprechpartner bestehender Kunden über Produktneuerungen, Änderungen und Entwicklungen informiert werden, insbesondere soweit dies im Zusammenhang mit der bestehenden Kundenbeziehung erfolgt.

Die Verarbeitung erfolgt insoweit auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung jederzeit widersprechen.

Soweit Kunden über die PONDUS-Plattform E-Mails an eigene Empfänger versenden, ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher. PONDUS verarbeitet die Daten in diesem Fall als Auftragsverarbeiter.

Eine Drittlandübermittlung findet im Zusammenhang mit rapidmail nicht statt.

27. PONDUS Assistent und KI-Funktionen

Innerhalb der PONDUS-Plattform stellen wir die KI-Assistenzfunktion PONDUS Assistent bereit.

Der PONDUS Assistent unterstützt Nutzer insbesondere bei der automatisierten Generierung, Bearbeitung und Analyse von Texten und sonstigen Inhalten.

Bei der Nutzung können insbesondere verarbeitet werden:

Enthalten Prompts oder Kontextinformationen personenbezogene Daten, können auch diese Daten Gegenstand der Verarbeitung sein.

Soweit die KI-Funktion im Zusammenhang mit Kundendaten genutzt wird, ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher. PONDUS verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Weisung des Kunden.

Für die technische Bereitstellung des PONDUS Assistent werden Dienste verschiedener KI- und Cloud-Anbieter eingesetzt. Hierzu gehören insbesondere Dienste von OpenAI, Microsoft Azure sowie Google/Google Vertex.

Je nach Funktion, technischer Verfügbarkeit und Hostingregion können unterschiedliche KI-Modelle und technische Infrastrukturen eingesetzt werden.

Da sich die eingesetzten Modelle und technischen Dienste fortlaufend weiterentwickeln, führen wir eine gesonderte aktuelle Übersicht über die eingesetzten Modelle, Anbieter und Hostingregionen. Die jeweils aktuelle Übersicht finden Sie in Ihrem PONDUS-Konto unter Administration > PONDUS AI > AI-Anbieter.

Prompts und von der KI erzeugte Ausgaben werden nicht zum Training der eingesetzten KI-Modelle verwendet.

Abhängig vom eingesetzten Anbieter, Modell und Hostingstandort kann es zu einer Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums kommen.

Soweit Drittlandübermittlungen stattfinden, werden diese gemäß Art. 44 ff. DSGVO abgesichert. Für dokumentierte Übermittlungen an OpenAI werden insbesondere die Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO eingesetzt.

Der PONDUS Assistent unterstützt Nutzer bei ihrer Tätigkeit. Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbar erheblicher Beeinträchtigung für betroffene Personen werden nicht ausschließlich automatisiert durch den PONDUS Assistent getroffen.

Bewerbungen und soziale Netzwerke

28. Bewerbungen

Sie können sich über das Bewerbungsformular auf unserer Website sowie über unsere Präsenzen bei LinkedIn und Xing bei uns bewerben.

Wir verarbeiten die von Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbung bereitgestellten personenbezogenen Daten und Unterlagen.

Hierzu können insbesondere gehören:

Bewerbungen, die über unsere Website eingehen, werden an jobs@pondus.de übermittelt. Das E-Mail-Postfach wird über Google Workspace betrieben.

Zugriff auf das zentrale Bewerbungspostfach haben die für Personal verantwortliche Leitung und die Geschäftsführung.

Bewerbungsunterlagen können während des Bewerbungsverfahrens vorübergehend in Google Drive gespeichert werden.

Für die interne Abstimmung können Bewerbungsinformationen außerdem über einen auf die jeweils erforderlichen Personen beschränkten Slack-Kanal ausgetauscht werden.

Zugriff auf Bewerbungsdaten erhalten nur diejenigen Personen, deren Mitwirkung im jeweiligen Bewerbungsverfahren erforderlich ist.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens, zur Beurteilung Ihrer Bewerbung, zur Kommunikation mit Ihnen und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.

Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG i.V.m. Art. 88 DSGVO.

Soweit eine weitere Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Bewerbungsdaten werden gelöscht, sobald sie für die Durchführung und Dokumentation des Bewerbungsverfahrens sowie für erforderliche Nachweiszwecke nicht mehr benötigt werden.

PONDUS führt keinen Bewerberpool. Bewerbungsunterlagen werden daher nicht vorsorglich für mögliche spätere Stellenbesetzungen gespeichert.

Gegebenenfalls weisen wir Bewerberinnen und Bewerber darauf hin, sich zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu bewerben.

29. Onlinepräsenzen in sozialen Netzwerken

PONDUS unterhält derzeit Onlinepräsenzen bei LinkedIn und Xing.

Wir nutzen diese Präsenzen insbesondere, um über PONDUS, unsere Leistungen, Neuigkeiten und offene Stellen zu informieren sowie mit Kunden, Interessenten, Geschäftspartnern und Bewerbern zu kommunizieren.

Bewerbungen können auch über LinkedIn oder Xing an uns übermittelt werden.

Beim Besuch unserer Onlinepräsenzen verarbeiten die jeweiligen Plattformanbieter personenbezogene Daten nach Maßgabe ihrer eigenen Datenschutzbestimmungen.

PONDUS kann als Betreiber der jeweiligen Unternehmensseiten statistische Auswertungen zur Nutzung der Seiten, Beiträge oder Stellenanzeigen erhalten.

Auf LinkedIn nutzen wir gelegentlich kostenpflichtige Stellenanzeigen. PONDUS erhält dabei insbesondere aggregierte Informationen, beispielsweise zur Anzahl der Aufrufe einer Anzeige.

Eine Information darüber, welche konkreten Personen eine Anzeige angesehen haben, erhalten wir hierbei nicht.

Auf unserer eigenen Website setzen wir weder den LinkedIn Insight Tag noch vergleichbare Tracking-Technologien von LinkedIn ein. Retargeting über LinkedIn wird ebenfalls nicht eingesetzt.

Wenn Sie über ein soziales Netzwerk mit uns kommunizieren, verarbeiten wir die dabei übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage ist grundsätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Außendarstellung unseres Unternehmens und der Kommunikation mit Kunden, Interessenten und Geschäftspartnern.

Für Bewerbungen gelten ergänzend die unter Ziffer 28 genannten Regelungen.

Ihre Rechte

30. Rechte betroffener Personen

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen stehen Ihnen insbesondere folgende Rechte zu:

Soweit wir personenbezogene Daten für Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit gemäß Art. 21 Abs. 2 DSGVO widersprechen.

Soweit PONDUS personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden verarbeitet, ist grundsätzlich der jeweilige Kunde für die Bearbeitung von Betroffenenanfragen verantwortlich. PONDUS unterstützt den Kunden hierbei nach Maßgabe des jeweiligen Auftragsverarbeitungsvertrags.

31. Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt.

Für PONDUS ist insbesondere folgende Aufsichtsbehörde zuständig:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: +49 (0)511 120-4500

32. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Stand dieser Datenschutzerklärung: 9. September 2026

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, soweit dies aufgrund geänderter Verarbeitungen, eingesetzter Dienste, technischer Entwicklungen oder rechtlicher Anforderungen erforderlich ist.

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