Interview

Interview mit Michael Schack

Michael Schack, 41, ist Produktionsleiter beim CARLSEN Verlag.
Der studierte Verlagshersteller (FH Diplom) arbeitete u. a. in Oxford bei der internationalen Printagentur „Imago“ und bei Bertelsmann; seit Sommer 2010 ist er bei CARLSEN.

Wie ist der Verlag beim Auswahlprozess für seine Verlagssoftware vorgegangen?

Michael Schack:  Bei uns war die Auswahl der Verlagssoftware das Projekt einer Verlagsgruppe – der Bonnier-Gruppe. Es gab eine gemeinsame Ausschreibung für zwei Projekte: Projektinformation-Management-System (PIM) und Mediaasset-Management-System (MAM). Mit den Kandidaten, die in die engere Auswahl gekommen sind, sind wir dann Stück für Stück die Detailfragen durchgegangen. Ganz oben auf unserer Liste stand: einfache, intuitive und ergonomische Bedienung. Dazu eine hohe Flexibilität, was Exporte oder Reporte angeht, die Anpassbarkeit an zukünftige digitale Anforderungen und eine souveräne Abdeckung der Grundlagen wie z. B. alles rund um Projekte und Titel und weitere Informationen wie Urheber, Geschäftspartner, Veranstaltungen, Rezensionen, Werbeaktionen. Alle Prozesse, die in einem Verlag rund um die Entstehung von Verlagsprodukten stattfinden, mussten in dem neuen System abbildbar sein.

Welche Entscheidungskriterien haben Sie angelegt und welche dieser Kriterien hatten das größte Gewicht?

Michael Schack: Was uns letztendlich von PONDUS überzeugt hat, waren zum einen ein paar technische Aspekte, in denen die Software sich sehr stark von den Mitbewerbern unterschieden hat. Die Leute von PONDUS waren die Einzigen, die konsequent auf Internettechnologie gesetzt haben und setzen – und das spart enorme Kosten. Die Software läuft im Webbrowser, ist komplett webbasiert und äußerst schnittstellenfreundlich. Sie kann sich also sehr leicht und umfassend mit anderen Systemen austauschen. Dazu hat das PONDUS-Team einen starken Fokus auf das User Interface. Das heißt, das System an sich ist wirklich ganz erheblich benutzerfreundlicher als alles, was es sonst auf dem Markt gibt, und dabei kostengünstiger und zukunftsfähig. Die Tatsache, dass es über einen Webbrowser läuft, bringt viele Vorteile mit sich, man muss nichts installieren, man muss nicht lokal irgendetwas auf den Computern der Mitarbeiter machen, sondern jeder, der über einen Webbrowser verfügt, kann sofort loslegen. Die Lernkurve war also vergleichsweise flach. Für uns ein großer Vorteil – wir sind ja ein Verlag mit kreativen Leuten und kreative Leute mögen eigentlich solche Systeme erst einmal per se nicht unbedingt … Und je einfacher man es machen kann, desto besser wird es angenommen. Auch wichtig war die hervorragende Schnittstelle oder bestimmte „Grundthemen“ wie z. B. zentrale Datenhaltung; alle Informationen rund um einen Titel, um Urheber um Geschäftspartner, Aktionen etc. können wir nun an einem Punkt finden. Außerdem wollten wir ein System, das am Anfang seines Lebenszyklus steht und nicht am Ende. Dadurch mussten zwar viele Sachen auch erst entwickelt werden, aber wir konnten diese Entwicklung mitbestimmen.

Und was war aus Ihrer Sicht als Produktionsleiter besonders wichtig bei der Entscheidung?

Michael Schack: Für mich war vor allem die Flexibilität entscheidend. Wir sind mitten in einem digitalen Umbruch und wir wissen heute noch nicht, welche Produktformen wir in der Zukunft verkaufen werden. Wir möchten den digitalen Wandel gestalten und aktiv Akzente setzen. Deswegen brauchen wir ein System, das mit uns mitleben und mitwachsen kann. Ein Beispiel: Wir schaffen gerade ein Autorenportal, in dem wir u. a. unseren Autoren tagesaktuell Zugang zu Verkaufszahlen usw. geben. Wir setzen das in wenigen Monaten mit dem PONDUS-Team um, denn die Datengrundlage haben wir ja bereits vorliegen. Gerade bei digitalen Produkten hilft uns die Software durch ihre Objektorientiertheit. Für E-Books z. B. haben wir mit PONDUS etwas völlig Neues konzipiert und nicht die Printdenke darauf angewendet. Neue Distributionswege bestücken und ansteuern ist auch ein großes Thema. Wo schicken wir unsere Informationen hin, in welchem Format, wie kann man all das so bereitstellen, dass die Distributionspartner mit unseren Daten bequem arbeiten können? Da macht die Software hinter den Kulissen ganz viel.

Wie verlief die Umstellung verlagsintern und wie war/ist die Akzeptanz durch die Kollegen?

Michael Schack: Der Evaluationsprozess lief bis ca. Oktober 2010 und wir haben PONDUS dann ungefähr ein Jahr später eingeführt. Es dauerte durchaus länger als ursprünglich geplant, weil noch verschiedene Module entwickelt werden mussten, die es so noch nicht gab. In den Verlagen gab es Projektgruppen und in den einzelnen Bereichen und Abteilungen gab es sogenannte PONDUS-Paten, die intensiver dabei waren. Im Verlag hatten wir ja schon ein System, alle Bonnier Verlage hatten ihre eigenen Systeme – bei CARLSEN war es eine Eigenentwicklung, d. h., das Thema Datenmigration spielte eine große Rolle. Wir konnten alle Daten, die wir in den Systemen hatten, übernehmen. Wir hatten natürlich auch Stolpersteine, z.B. mussten wir die verschiedenen Verlage unter einen Hut bringen, und das hat natürlich die Komplexität der Anforderung sehr erhöht. Das hat den Prozess verlangsamt, führt aber jetzt bei uns zu Effizienzgewinnen, weil wir viele Dinge standardisieren konnten.
Bei der Umgewöhnung haben viele Mitarbeiter lange gebraucht, um z. B. die Bedeutung von Metadaten zu erfassen. PONDUS bietet hier jede Menge Funktionen, aber viele wussten nicht, welche Stichworte sie da jetzt eingeben müssen etc. Das war ein Lernprozess, denn vorher gab es diese Möglichkeiten gar nicht, diese Metadaten auszuspielen. Vorher hatten wir im Verlag Dutzende verschiedene Exceltabellen, die mit erheblichem Aufwand manuell zusammengestellt wurden und in denen sich immer irgendwelche Infos doppelten. Wenn sich dann etwas geändert hat, war dies ein substanzielles Problem. Nun ist alles an einer Stelle in der Datenbank. Doch dieser Switch, dem System zu vertrauen, der fiel manchen Kollegen leichter und manchen Kollegen schwerer. Aber inzwischen können wir sagen: Wir sind angekommen.

Welche sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten Effizienzgewinne, die Sie durch PONDUS erreicht haben?

Michael Schack: Im Vergleich zur üblicherweise in Verlagen vorhandenen IT ist es heutzutage im Internet leichter, etwas zu finden als im eigenen Intranet. Hier sind wir mit PONDUS gut vorangekommen. Die Mitarbeiter gewöhnen sich daran, die Suche zu benutzen und sich Informationen zu beschaffen. Also haben wir z. B. die Häufigkeit von Telefonanrufen oder das Versenden von E-Mails reduziert – das sind Ablenker, über die viele Mitarbeiter sich oft beklagen. Ein weiterer Effizienzgewinn: Unsere Metadaten sind viel besser geworden – nun können wir z. B. an die Shops weitere Infos melden, die zum betreffenden Titel passen und die Findbarkeit verbessern. Auch unsere Webseite können wir nun mit viel reichhaltigeren Informationen füllen, die wir früher viel manueller zusammentragen mussten. Also, wenn es eine Veranstaltung zu einem Thema gibt, dann erscheint diese automatisch am Titel, am Autor und sonstigen relevanten Stellen auf der Webseite und all das passiert automatisch. Unser Pflegeaufwand für die Webseite hat sich dadurch wirklich reduziert.

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